Ngày nay, việc thuê văn phòng phục vụ cho các công ty làm việc đang được rất nhiều người quan tâm. Từ khóa “văn phòng ảo” chắc không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam. Tuy nhiên có nên thuê văn phòng ảo hay không? Đó lại là thắc mắc của không ít người. Dưới đây chúng tôi sẽ giải đáp cho các bạn vấn đề này.
Văn phòng ảo là gì?
Trước khi giải đáp thắc mắc có nên thuê văn phòng ảo hay không thì các bạn cần hiểu rõ văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là một thuật ngữ không được quy định trong bất cứ văn bản pháp lý nào tại Việt Nam. Hiểu đơn giản thì văn phòng ảo là văn phòng “không thật”.
Trên thực tế hình thức văn phòng ảo được khai sinh tại Việt Nam từ thời điểm Luật nhà ở 2014 chính thức có hiệu lực, trong luật này có quy định những nơi có mục đích để ở sẽ không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh. Thậm chí, đây là hành vi bị nghiêm cấm được quy định tại khoản 11 Điều 6 Luật Nhà ở 2014: “Sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở; sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt vào mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư theo quy định của Chính phủ.”
Như vậy có thể thấy rằng, những căn hộ chung cư hoặc khu tập thể thì sẽ không đáp ứng đủ điều kiện để làm trụ sở chính công ty.
Trên thực tế, có rất nhiều ngành nghề kinh doanh là dịch vụ, những cá nhân mới khởi nghiệp cần đăng ký kinh doanh để hoạt động trên các sàn thương mại điện tử, ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn hay thông báo website … nhưng lại không có địa điểm hợp quy, vì vậy hình thức văn phòng ảo đã ra đời.
Có nên thuê văn phòng ảo hay không?
Để trả lời cho câu hỏi này, chúng ta cần tìm hiểu các thông tin chính dưới đây:
Tính hợp pháp của văn phòng ảo?
Theo điều 43 của Luật Doanh nghiệp Việt Nam thì các địa chỉ có đầy đủ số nhà, ngõ, hẻm, tên đường phố, ấp, xã, thôn, xóm…. đều có quyền hoạt động hợp pháp và làm trụ sở doanh nghiệp. Văn phòng ảo cũng là một trong những địa chỉ như thế này. Hầu hết các văn phòng đều được hoạt động mạnh mẽ ở những địa chỉ rõ ràng để việc kinh doanh, làm việc được diễn ra thuận lợi và pháp lý hơn.
Lợi ích của dịch vụ văn phòng ảo mang lại
Xoay quanh việc có nên thuê văn phòng ảo hay không, chúng ta cùng tìm hiểu thêm về lợi ích của loại hình dịch vụ này.
Băn khoăn về vấn đề này, nhiều công ty, đơn vị không dám đương đầu với dịch vụ này bởi lo sợ những vấn đề không hay xảy ra. Tuy nhiên, bên cạnh đó thì cũng có không ít người tỏ ra khá hài lòng với dịch vụ này. Cụ thể nó mang lại những lợi ích như:
Tiết kiệm chi phí so với thuê văn phòng dài hạn:
Đối với các doanh nghiệp mới bắt đầu bước chân vào thị trường kinh doanh đầy cam go, khắc nghiệt này thì họ buộc phải cắt giảm nhiều chi phí để có thể thu lợi nhuận và tiếp tục hoạt động công ty của mình. Việc thuê văn phòng chính thức và dài hạn cũng là một vấn đề khiến họ đau đầu. Nguyên nhân bởi tình hình kinh tế lúc này chưa cho phép. Chính vì vậy việc thuê văn phòng ảo là giải pháp thiết thực nhất lúc này.
Trang bị đầy đủ thiết bị, lợi ích như văn phòng thật:
Các thiết bị như: bàn ghế, máy móc phục vụ công việc, điều hòa, các chương trình bảo hiểm, các chế độ ưu đãi đều đầy đủ và được áp dụng. Không hề thua kém việc thuê văn phòng chính, văn phòng ảo hầu như có thể đáp ứng được tất cả các yêu cầu này của khách hàng.
Vị trí thuê văn phòng ở trung tâm, thuận lợi cho đi lại và thương mại:
Hiện nay, có rất nhiều văn phòng ảo được dựng lên ở các vị trí đắc địa, trung tâm thành phố. Nhiều người nghĩ rằng dịch vụ này thường chỉ có ở các địa điểm hẻo lánh, xa xôi. Nhưng không, nó lại được nằm ngay ở những con đường, tuyến phố chính, trung tâm. Ở những vị trí này, bạn có thể dễ dàng đi lại và thuận tiện cho việc kinh doanh.
Bảo mật thông tin tuyệt đối:
Đơn vị cho thuê văn phòng ảo hiện nay làm việc rất uy tín. Điều đó được thể hiện ở việc bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối 100%. Bạn có thể hoàn toàn yên tâm về vấn đề này. Nếu có nghi ngờ thông tin bảo mật bị tiết lộ có liên quan đến đơn vị cho thuê văn phòng ảo thì bạn có thể kiện ngay tức khắc.
Giảm tải được bộ máy kinh doanh:
Khi mới khởi nghiệp hay thành lập doanh nghiệp, việc tinh giản nhân viên sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí, tập trung vào phát triển công ty. Thay vì phải thuê nhân viên chính thức, làm công việc 24/24 thì bạn chỉ cần chi trả các khoản phí tương ứng cho các hoạt động nhất định. Những nhà cung cấp dịch vụ đều chi trả các phí cao khi tuyển dụng nhân viên chuyên về một lĩnh vực nào đó nên bạn không phải lo lắng, đắn đo rằng họ có thể thực hiện được đúng với yêu cầu mà bạn đặt ra hay không.
Đến đây, có lẽ bạn đã có thể trả lời được câu hỏi có nên thuê văn phòng ảo hay không. Có là câu trả lời xác đáng nhất. Tuy nhiên dịch vụ nào cũng có tính 2 mặt của nó, do vậy trước khi thuê văn phòng ảo thì bạn cần lưu ý những vấn đề sau.
Thuê văn phòng ảo cần lưu ý điều gì?
Tìm hiểu lựa chọn thật kỹ công ty, đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo:
Hiện nay, với nhu cầu ngồi không hưởng lợi, nhiều người sẵn sàng dùng các thủ đoạn tinh vi để lừa đảo cho thuê văn phòng. Hậu quả cho việc chọn nhầm công ty cho thuê văn phòng ảo rất khó lường. Đầu tiên đó chính là mất tiền. Bạn sẽ phải đặt cọc, chuyển khoản trước đến 70% số tiền thuê văn phòng trước đó và cuối cùng là bị lừa trắng tay. Hơn nữa, tốn thời gian, công sức đi tìm văn phòng cũng là một hậu quả. Do vậy bạn cần phải tìm hiểu thật kỹ càng có nên thuê văn phòng ảo hay không trước khi thuê. Những công ty bạn nên thuê cần: Có uy tín, có thương hiệu, hoạt động lâu năm, chưa từng bị lên án về dịch vụ….
Chú ý nghe rõ và nắm bắt đầy đủ các thông tin mà nhân viên tư vấn truyền đạt:
Mọi dịch vụ đều có những điểm mới, điểm khó mà bạn cần phải chú ý. Đối với dịch vụ này, bạn cần phải hiểu rõ thời gian, giá thành, các yêu cầu mà công ty cho thuê đặt ra. Nắm chắc được các thông tin đó thì việc hợp tác giữa 2 bên sẽ thuận lợi hơn.
Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước:
Có rất nhiều người thắc mắc có nên thuê văn phòng ảo hay không cho rằng văn phòng ảo không giống với văn phòng chính thức nên không cần tuân thủ các quy định pháp luật. Điều đó là một sai lầm vô cùng nghiêm trọng. Văn phòng ảo cũng là một dịch vụ cho thuê văn phòng hợp pháp và ngoài việc làm tốt công việc hiện tại của mình thì bạn cần tuân thủ mọi chính sách pháp lý khi thuê văn phòng ảo như: hoạt động trong sạch, đóng thuế đầy đủ, khai báo thông tin chính xác. Đó là những điều bắt buộc bạn cần làm nếu như không muốn dính đến pháp luật.
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến dịch vụ cho thuê văn phòng ảo. Có lẽ rằng khi đọc hết bài viết này, khách hàng đã có thể trả lời được cho mình câu hỏi có nên thuê văn phòng ảo hay không. Qua đây, chúng tôi hy vọng các bạn đã có thêm nhiều thông tin cho dịch vụ này, đồng thời nhanh chóng tìm được văn phòng phù hợp với công ty của mình.
Dịch vụ pháp lý dành cho doanh nghiệp của Công ty TNHH Everest
Dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.
