Họp Đại hội đồng cổ đông, sao cho đúng luật?

Họp Đại hội đồng cổ đông thường được tổ chức trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trường hợp khác, theo đề nghị của Hội đồng quản trị, có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Nếu cuộc họp Đại hội đồng cổ đông không được tổ chức kịp thời sẽ không chỉ vi phạm pháp luật mà còn ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của các cổ đông và các bên có liên quan khác.

Hình thức họp Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan hoạt đông dựa trên nguyên tắc tập thể, do vậy hoạt động chính của nó là các phiên họp. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, hình thức họp của Đại hội đồng cổ đông bao gồm họp thường niên và họp bất thường (Khoản 1 Điều 136).

Phiên họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông mỗi năm chỉ họp một lần và thời hạn diễn ra là 4 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính. Trường hợp Hội đồng quản trị đề nghị hoãn, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên phải diễn ra trên lãnh thổ Việt Nam, trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp (Khoản 1, Khoản 2 Điều 136 Luật Doanh nghiệp năm 2014).

Rõ ràng đã sự khác nhau về quy định họp Đại hội đồng cổ đông thường niên giữa Luật Doanh nghiệp năm 2014 và Luật Doanh nghiệp năm 2005 (đã hết hiệu lực). Trong khi, Luật hiện hành quy định cứng phiên họp Đại hội đồng cổ đông thường niên mỗi năm họp một lần. Ngược lại, Luật cũ quy định: "Đại hội đồng cổ đông họp thường niên hoặc bất thường; ít nhất mỗi năm họp một lần" (Khoản 1 Điều 97) nghĩa là có thể có nhiều hơn một cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông.

Ngoài phiên họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp phiên bất thường dưới sự triệu tập của Hội đồng quản trị hoặc ban kiểm soát hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% cổ phần phổ thông trở lên trong liên tục ít nhất sáu (06) tháng ( Khoản 2 Điều 114 Luật Doanh nghiệp năm 2014). Nếu một trong các cơ quan trên không triệu tập phiên họp theo trách nhiệm của mình thì thành viên của các cơ quan đó sẽ phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho doanh nghiệp đối với hành vi không thực trách nhiệm theo quy định. Họp Đại hội đồng cổ đông bất thường có nhiệm vụ chính nhằm giải quyết những vấn đề phát sinh, ảnh hưởng tới hoạt động bình thường của doanh nghiệp mà vượt quá thẩm quyền quyết định của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.

Thủ tục, quy trình họp Đại hội đồng cổ đông

Bước đầu tiên của quy trình là thông báo cuộc họp Đại hội đồng cổ đồng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi có sự khác nhau giữa công ty cổ phần thông thường và công ty cổ phần đã niêm yết trên sàn chứng khoán. Trong đó, đối với công ty không phải công ty đại chúng sẽ không phải đăng tải website hoặc phương tiện thông tin thông báo họp. Trái lại, đối với công ty đại chúng, trước khi chốt danh sách cổ đông, thông báo họp phải được công khai trên website, phương tiên thông tin đại chúng về kế hoạch, thời gian dự kiến thổ chức cuộc họp. Bởi lẽ, với công ty cổ phần đã được niêm yết, số lượng cổ đông là vô cùng lớn, nếu thông báo không được công khai thì sẽ ảnh hưởng trực tiếp quyền và lợi ích của nhóm cổ đông này.

Bước tiếp theo là xác định danh sách cổ đông có quyền dự họp. Theo đó, nhân sự tham gia có thể được trích xuất từ sổ cổ đông công ty (đối với công ty cổ phần thông thường) hoặc trung tâm lưu ký (đối với công ty đại chúng đang niêm yết trên sàn). Danh sách cổ đông dự họp phải tuân thủ các quy định tại Điều 137 Luật Doanh nghiệp năm 2014. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm chuẩn bị chương trình, nội dung họp. Các cuộc họp khi diễn ra phải tuân thủ theo nội dung, chương trình đã được chuẩn bị, và gửi trước kèm theo thông báo họp.

Ngoài ra, trước khi tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông, còn cần đảm bảo các điều kiện khác được quy định tại điều 141 Luật Doanh nghiệp năm 2014 như sau:

"1. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

2. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ hai trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

3. Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiện tiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì được triệu tập họp lần thứ ba trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ hai, nếu Điều lệ công ty không quy định khác. Trường hợp này, cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông được tiến hành không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp.

4. Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền quyết định thay đổi chương trình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp theo quy định tại Điều 139 của Luật này".

Quy định về biên bản và nghị quyết họp Đại hội đồng cổ đông

Theo đó, Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất trong công ty cổ phần, vì vậy các vấn đề được đem ra thảo luận, lấy ý kiến cổ đông cần được lưu lại trong Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông. Đây là cơ sở để Đại hội đồng cổ đông thông qua nghị quyết ngay sau đó về các nội dung họp.

Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định về biên bản họp Đại hội đồng cổ đông tại Điều 146, trong đó bao gồm: (i) Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, và phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc cuộc họp; (ii) nội dung chủ yếu của biên bản họp; (iii) Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp; (iv) Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản và phải được lưu giữ tại trụ sở công ty. Trường hợp, có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội dung biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

Sau khi biên bản họp được thông qua, Đại hội đổ đông cần ban hành nghị quyết về các nội dung họp. Đây là phương thức để Đại hội đồng cổ đông thể hiện sức mạnh, quyền lực của chủ sở hữu công ty. Điều 144 Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định chi tiết điều kiện để nghị quyết được thông qua. So với Luật Doanh nghiệp năm 2005 (đã hết hiệu lực), tỷ lệ cổ đông đại diện tham dự họp thông qua nghị quyết đã giảm xuống. Đối với các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, tỷ lệ thông qua giảm từ 75% xuống còn 65% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp tán thành. Với các vấn đề khác còn lại, tỷ lệ được giảm từ 65% xuống còn 51% tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp tán thành.

Do Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất, vì vậy, nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực ngay. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp năm 2014 vẫn có quy định trao quyền cho các cổ đông, nhóm cổ đông được yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài xem xét quyết định hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ nội dung nghị quyết đã được thông qua trong trường hợp vi phạm các quy định về không thực hiện đúng trình tự thủ tục theo Luật và Điều lệ hoặc nội dung nghị quyết vi phạm Luật hay Điều lệ công ty.

Dịch vụ thư ký luật dành cho doanh nghiệp

Dịch vụ tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.