Người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp, phải nắm luật

Luật sư Nguyễn Hoài Thương - Luật sư Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198

Để trở thành người đại diện theo pháp luật, mỗi cá nhân phải hiểu biết các quy định pháp luật, điều kiện, quyền và nghĩa vụ cơ bản của một đại diện theo pháp luật. Việc nắm rõ luật, nằm hạn chế những trường hợp rủi ro cho chính mình và doanh nghiệp do mình đại diện.

Luật sư Nguyễn Hoài Thương – Luật sư Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198

Người đại diện theo pháp luật là gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật (theo Điều 12, Luật Doanh nghiệp năm 2020).

Như vậy, người đại diện theo pháp luật đại diện cho doanh nghiệp giao tiếp với bên ngoài, với cơ quan, tổ chức khác và quyết định các vấn đề quan trọng như việc tổ chức và điều hành hoạt động, tổ chức nhân sự, quản lý, sử dụng tài khoản ngân hàng cũng như con dấu của doanh nghiệp.

Bắt buộc phải có người đại diện theo pháp luật không?

Doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất 01 (một) đại diện theo pháp luật và người đó phải cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

Trong một số trường hợp đặc biệt, Tòa án có thẩm quyền có quyền chỉ định đại diện theo pháp luật trong quá trình tố tụng tại Tòa án.

Trở thành người đại diện theo pháp luật, cần điều kiện gì?

Để trở thành đại diện theo pháp luật, các cá nhân cần các điều kiện sau: Cá nhân trên 18 tuổi, có đủ năng lực hành vi dân sự và không bị cấm tại Luật Doanh nghiệp năm 2020; đến từ bất cứ đâu, không phân biệt nơi lưu trú, quốc tịch; được xác nhận thường trú tại Việt Nam. Nếu là người nước ngoài thì người đó phải ở Việt Nam trong suốt thời hạn của nhiệm kỳ và phải có thẻ tạm trú theo quy định.

Đại diện theo pháp luật thường giữ những chức vụ quan trọng trong công ty như Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Giám đốc, đồng thời phải có trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm thực tế trong quản trị kinh doanh hoặc trong ngành, nghề kinh doanh chính của công ty.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:

(i) Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;

(ii) Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp, không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

(iii) Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về việc người đại diện đó và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.

Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên, gọi tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Số lượng người đại diện theo pháp luật tối đa trong một doanh nghiệp

Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan. (theo Khoản 2, Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020).

Theo quy định trên, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có nhiều đại diện pháp luật, quy định này được đánh giá là phù hợp bởi:

Thứ nhất, quy định trên nhằm việc tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp, đáp ứng linh động được nhu cầu kinh doanh, doanh nghiệp được toàn quyền quyết định số lượng đại diện theo pháp luật cho mình. Đối với những doanh nghiệp lớn có cơ cấu tổ chức chặt chẽ và có sự giám sát phân chia công việc về từng mảng kinh doanh khác nhau hoặc cần sự hiện diện điều hành ở những quốc gia khác nhau trong cùng một thời điểm để thuận tiện cho vấn đề quản lý hay tận dụng tận dụng được mọi cơ hội kinh doanh thì phải thông qua hai hay nhiều đại diện theo pháp luật.

Thứ hai, quy định này sẽ loại bỏ trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện duy nhất và người đại diện này bất hợp tác, không thực hiện đúng, đủ hay thực hiện sai trách nhiệm của mình trong quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp trong nội bộ cũng như giao dịch với bên ngoài công ty.

Phân định quyền hạn khi doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật

Như đã nói ở trên, pháp luật cho phép các công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có nhiều hơn một đại diện theo pháp luật. Số lượng, chức danh quản lý và quyền, nhiệm vụ, nghĩa vụ của đại diện theo pháp luật sẽ được quy định trong điều lệ công ty.

Thay đổi này ảnh hưởng rất lớn đến mô hình tổ chức và quản trị công ty nhưng theo hướng quản trị công ty hiện đại. Mỗi giám đốc, đồng thời là đại diện theo pháp luật của công ty khi đó sẽ có quyền đại diện cho công ty trong phạm vi quyền hạn họ được trao. Và một khi họ thực hiện đúng thẩm quyền của mình, mọi hành động của họ sẽ ràng buộc trách nhiệm của doanh nghiệp.

Để có thể thích ứng được với quy định mới, doanh nghiệp sẽ buộc phải phân định rõ quyền, nhiệm vụ, nghĩa vụ của từng đại diện theo pháp luật, có thể bằng văn bản hoặc xây dựng quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Các đối tác phải tìm hiểu tư cách và thẩm quyền của người đại diện theo pháp luật trước khi quyết định hợp tác với doanh nghiệp.

Việc sử dụng bao nhiêu người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp cần cân nhắc xem xét kĩ. Vấn đề quyền, nhiệm vụ, nghĩa vụ của từng đại diện theo pháp luật sẽ căn cứ dựa trên điều lệ doanh nghiệp. Việc ký tên các loại giấy tờ và ký kết các hợp đồng đúng quyền hạn của đại diện trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo tính pháp lý và bảo vệ được doanh nghiệp trước pháp luật.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here