Pháp luật về lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp

Bởi Phạm Thị Yến Nhi - 29/08/2020
view 222
comment-forum-solid 0

Hiện nay, ngoài Luật Lưu trữ năm 2011, có khoảng 30 văn bản dưới luật để hướng dẫn công tác lưu trữ tài liệu ở các ngành, các lĩnh vực khác nhau. Vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ cũng đã được điều chỉnh bước đầu tại hệ thống văn bản này. Điều 4 của Luật Lưu trữ năm 2011 về chính sách của Nhà nước đối với hoạt động lưu trữ đã “thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ” của các chủ thể trong xã hội, trong đó có tổ chức tư nhân có tư cách pháp nhân.

Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 19006198

Những kết quả đạt được

Luật Lưu trữ năm 2011 được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát triển Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001. Lần đầu tiên, lĩnh vực quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước là công tác lưu trữ được luật hoá. Sự ra đời của Luật Lưu trữ năm 2011 đã tạo khung pháp lý cao nhất về hoạt động lưu trữ, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền.
Luật Lưu trữ cũng là văn bản quy phạm pháp luật đầu tiên luật hóa vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ, cụ thể hóa quyền hiến định của công dân. Luật “thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ” là ghi nhận hết sức quan trọng, làm tiền đề, tạo cơ sở pháp lý cho chủ sở hữu trong quá trình tạo lập, quản lý, lưu trữ hoặc tiêu hủy các tài liệu thuộc sở hữu hợp pháp của mình. Đồng thời, Luật quy định “khuyến khích tổ chức, cá nhân hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ của mình cho Nhà nước”. Quy định này nhằm giúp Nhà nước thu thập, sưu tầm các tài liệu có giá trị đối với xã hội, với đất nước từ sự đóng góp “hiến tặng” của các chủ sở hữu tư nhân.

Những hạn chế, bất cập

 
Bên cạnh những kết quả đạt được nêu trên, Luật Lưu trữ năm 2011 có những hạn chế, bất cập sau:
Thứ nhất, quy định hiện hành chủ yếu tập trung điều chỉnh quản lý công tác lưu trữ tài liệu thuộc các cơ quan nhà nước (Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Bộ và chính quyền địa phương), các doanh nghiệp nhà nước (các tập đoàn, doanh nghiệp nhà nước), mà chưa có quy định cụ thể về quản lý lưu trữ tài liệu của các doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Một minh chứng cho vấn đề này là các báo cáo tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ chỉ đề cập đến hoạt động thực hiện Luật Lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia, các Bộ và chính quyền địa phương mà không có nội dung nào liên quan đến công tác lưu trữ tài liệu của các chủ thể khác.
Thứ hai, ngoài quy định tại Điều 4 Luật Lưu trữ năm 2011 về “thừa nhận quyền sở hữu”, tất cả các điều khác của Luật và trong các văn bản hướng dẫn thi hành đều không đề cập đến khái niệm “sở hữu” một lần nào nữa. Bên cạnh đó, việc thiếu vắng quy định về các vấn đề pháp lý liên quan đến sở hữu tài liệu lưu trữ của các chủ thể phi nhà nước như: về các hình thức sở hữu, quyền và trách nhiệm của chủ sở hữu… đã gây khó khăn trong việc quản lý tài liệu lưu trữ không thuộc sở hữu nhà nước, đặc biệt là với những tài liệu đặc biệt quý hiếm đang có nguy cơ hư hỏng, mất mát. Như vậy, việc “thừa nhận quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ” chỉ mang tính hình thức vì không có cơ sở pháp lý đầy đủ bảo đảm thực hiện vấn đề sở hữu tài liệu lưu trữ ở Việt Nam hiện nay.
Thứ ba, việc thực hiện các quyền của chủ sở hữu đối với tài liệu lưu trữ, các phương thức bảo vệ quyền sở hữu tài liệu lưu trữ của chủ sở hữu và giải quyết tranh chấp trong vấn để sở hữu tài liệu lưu trữ, đặc biệt là đối với tài liệu của các tổ chức tư nhân không được bảo đảm vì đang thiếu vắng quy định.
Thứ tư, mối quan hệ giữa chủ sở hữu tài liệu lưu trữ với Nhà nước không rõ ràng vì không được Luật điều chỉnh. Về nguyên tắc, chủ sở hữu có toàn quyền đối với tài liệu lưu trữ của mình hình thành trên cơ sở tạo lập hoặc có được một cách hợp pháp. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ là một loại tài sản đặc biệt, chúng có thể chứa đựng các thông tin đặc biệt quan trọng, có tầm ảnh hưởng sâu rộng. Trong trường hợp tài liệu có giá trị đối với xã hội hoặc quốc gia, thì quan hệ giữa chủ sở hữu và Nhà nước sẽ như thế nào? Nhà nước can thiệp ra sao trong việc định đoạt tài liệu lưu trữ của chủ sở hữu, cơ chế can thiệp như thế nào? Đây là những vấn đề còn bị bỏ ngỏ.
Thứ năm, Luật Lưu trữ mới chỉ dừng lại ở việc quy định  các trường hợp cá nhân có quyền “Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử” và “Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia”. Tuy nhiên, quy trình, thủ tục và các vấn đề khác liên quan đến hiến tặng, ký gửi, bán tài liệu lưu trữ lại chưa được quy định cụ thể nên các quy định này thiếu tính khả thi.
Thứ sáu, chưa quy định đầy đủ về xử lý vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ. Mặc dù Luật Lưu trữ quy định các hành vi vi phạm trong hoạt động lưu trữ như: “1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài liệu lưu trữ; 2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ; 3. Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ; 4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; 5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài trái phép”[5]. Tuy nhiên, những chế tài cụ thể dẫn chiếu để xử lý vi phạm đối với hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ chưa được Luật đề cập đến.  Luật Lưu trữ năm 2011 đến nay đã có hiệu lực gần 7 năm, nhưng chưa có nghị định hướng dẫn quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động lưu trữ.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

  1. Bài viết nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.
Phạm Thị Yến Nhi

Phạm Thị Yến Nhi

https://luatcongty.vn Phạm Thị Yến Nhi một cô gái nhiệt tình, vui vẻ và yêu đời. Có niềm đam mê với việc viết lách, thích tìm hiểu, phân tích các vấn đề pháp lý khác nhau để tạo thêm nhiều giá trị cho bản thân. Vì vậy rất mong muốn được chia sẽ những kiến thức mà mình học hỏi và tìm hiểu đến bạn đọc. Các bài viết của Yến Nhi trên website luatcongty.vn là những kiến thức mà Nhi muốn chia sẻ đến mọi người

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Bình luận
Nhấn vào đây để đánh giá
024 66 527 527
0.66892 sec| 986.891 kb