Sở hữu phần vốn góp trong công ty, chứng minh thế nào?

Luật sư Nguyễn Hoài Thương - Luật sư Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198

Hiện nay, khi tiến hành thành lập doanh nghiệp, các thành viên thường không có những thỏa thuận rõ ràng về số vốn góp và cách thức phân chia lợi nhuận khi doanh nghiệp bắt đầu hoạt động. Do đó, có thể dẫn đến tranh chấp về vốn và quyền lợi được hưởng giữa các cổ đông, thành viên vì họ không có đủ chứng cứ, tài liệu để bảo vệ mình trước nội bộ doanh nghiệp hoặc cơ quan tố tụng.

Luật sư Nguyễn Hoài Thương – Luật sư Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198

Thông thường, các thành viên góp vốn công ty trách nhiệm hữu hạn hay cổ đông sáng lập của công ty cổ phần thường có quan hệ gia đình, bạn bè thân thiết, họ hàng thân quen góp vốn cùng làm ăn. Vì tin tưởng nhau và gắn kết, các thành viên thường thấy những văn bản thỏa thuận rõ ràng về cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ, mức vốn góp và cách thức phân chia lợi nhuận, cơ chế kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp là không cần thiết, rườm rà.

Để góp phần giúp cho doanh nghiệp đặc biệt là các chủ sở hữu có những chứng cứ pháp lý tốt nhất để bảo vệ quyền và lợi ích của mình ngay cả khi chưa xảy ra tranh chấp. Trên cơ sở pháp luật hiện hành, thành viên góp vốn hay cổ đông sáng lập cần nhận thức rõ giá trị pháp lý của từng loại văn bản sau:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Góp vốn trong công ty trách nhiệm hữu hạn, Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:“2. Thành viên phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, không kể thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản. Trong thời hạn này, thành viên có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết. Thành viên công ty chỉ được góp vốn cho công ty bằng loại tài sản khác với tài sản đã cam kết nếu được sự tán thành của trên 50% số thành viên còn lại.” (khoản 2, Điều 47).

Trường hợp doanh nghiệp là công ty cổ phần, quy định: “1. Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp Điều lệ công ty hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định một thời hạn khác ngắn hơn. Trường hợp cổ đông góp vốn bằng tài sản thì thời gian vận chuyển nhập khẩu, thực hiện thủ tục hành chính để chuyển quyền sở hữu tài sản đó không tính vào thời hạn góp vốn này. Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm giám sát, đôn đốc cổ đông thanh toán đủ và đúng hạn các cổ phần đã đăng ký mua” (khoản 1 Điều 113).

Trên thực tế, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện nay chỉ thể hiện tỷ lệ góp vốn của các thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn. Đối với công ty cổ phần, vì tính chất đặc biệt của loại hình doanh nghiệp này, mà tỷ lệ vốn góp chỉ thể hiện trên sổ cổ đông và trong Điều lệ công ty. Đặc biệt, với độ mở của Luật khi nộp hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập đều không phải chứng minh phần vốn góp thực tế vào doanh nghiệp của mình.

Hoạt động góp vốn này chủ yếu do nội bộ thành viên công ty tự kiểm soát và thực hiện dựa trên nhu cầu hoạt động sản xuất, kinh doanh thực tế của doanh nghiệp. Điều kiện để cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo Điều 23 Luật Doanh nghiệp năm 2020 chỉ gồm các yêu cầu cơ bản như: điều kiện về ngành nghề đăng ký kinh doanh, tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ, nộp lệ phí theo quy định…

Điều lệ công ty

Điều lệ công ty thể hiện những nội dung cơ bản nhất về hình thức tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có thể hiện chi tiết về tỷ lệ góp vốn, hình thức tài sản góp vốn, tiến độ góp vốn của các thành viên công ty. Tuy nhiên, như đã phân tích ở phần trên, Luật Doanh nghiệp hiện hành không yêu cầu các thành viên hoặc cổ đông sáng lập phải chứng minh phần vốn góp thực tế vào doanh nghiệp, nên các nội dung về vốn góp trong điều lệ công ty cũng chỉ mang tính tham khảo.

Thậm chí, kể từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các thành viên góp vốn hay cổ đông sáng lập còn có thêm 90 ngày để góp vốn đầy đủ. Như vậy, rất có thể điều lệ công ty khi đăng ký thành lập với điều lệ công ty sau 90 ngày là khác nhau khi các thành viên góp vốn hay cổ đông sáng lập không thực hiện đúng cam kết của mình.

Giấy chứng nhận góp vốn, cổ phiếu

Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định đối với công ty trách nhiệm hữu hạn: “5. Trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này, người góp vốn trở thành thành viên của công ty kể từ thời điểm đã thanh toán phần vốn góp và những thông tin về người góp vốn quy định tại các điểm b, c và đ khoản 2 Điều 48 của Luật này được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký thành viên.Tại thời điểm góp đủ phần vốn góp, công ty phải cấp giấy chứng nhận phần vốn góp cho thành viên tương ứng với giá trị phần vốn đã góp. Giấy chứng nhận phần vốn góp có các nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty; b) Vốn điều lệ của công ty; c) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với thành viên là cá nhân; tên, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính đối với thành viên là tổ chức; d) Phần vốn góp, giá trị vốn góp của thành viên; đ) Số và ngày cấp giấy chứng nhận phần vốn góp; e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty” (Khoản 5 Điều 47)

Đối với công ty cổ phần, giấy chứng nhận vốn góp là cổ phiếu. Theo đó, Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định về cổ phiếu như sau: “1. Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó. Cổ phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây: a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của công ty; b) Số lượng cổ phần và loại cổ phần; c) Mệnh giá mỗi cổ phần và tổng mệnh giá số cổ phần ghi trên cổ phiếu; d) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; đ) Tóm tắt về thủ tục chuyển nhượng cổ phần; e) Chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của công ty (nếu có); g) Số đăng ký tại sổ đăng ký cổ đông của công ty và ngày phát hành cổ phiếu; h) Các nội dung khác theo quy định tại các Điều 116, 117 và 118 của Luật này đối với cổ phiếu của cổ phần ưu đãi” (khoản 1 Điều 121).

Như vậy, các giấy tờ trên là những tài liệu xác thực chứng minh phần tài sản mà thành viên hoặc cổ đông đã góp vào công ty. Khi công ty đã phát hành các tài liệu này cho thành viên hoặc cổ đông, thì dù trên thực tế các thành viên/cổ đông đông đó đã góp vào công ty hay chưa, thì tài liệu đó vẫn là một trong các chứng cứ pháp lý quan trọng để xác định phần vốn góp, quyền và nghĩa vụ của các thành viên đối với công ty khi có tranh chấp xảy ra.

Sổ đăng ký thành viên, sổ đăng ký cổ đông

Công ty trách nhiệm hữu hạn phải lập và lưu giữ sổ đăng ký thành viên, công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các tài liệu này thể hiện rõ tỷ lệ góp vốn, cổ phần, loại tài sản góp vốn. Do vậy, các loại sổ này cùng với giấy chứng nhận vốn góp, cổ phiếu là tài liệu pháp lý quan trọng để xác định hoạt động góp vốn trên thực tế của thành viên công ty.

Tuy nhiên, vì sổ đăng ký thành viên, sổ cổ đông được lập và lưu giữ kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, như trên đã phân tích, các thông tin trên sổ vẫn có thể thay đổi dẫn đến các thông tin trên chỉ mang giá trị tham khảo.

Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán

Trên thực tế, nếu thành viên, cổ đông đã góp vốn vào doanh nghiệp, thì hoạt động đó bắt buộc phải được thể hiện trên các chứng từ được lưu giữ tại trụ sở doanh nghiệp hoặc cơ quan quản lý thuế như sau:(i) Biên lai thu tiền hoặc chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng, chứng từ về tài sản góp vốn; (ii) Hệ thống sổ sách kế toán nội bộ doanh nghiệp; (iii) Các bản báo cáo thuế, báo cáo tài chính hàng năm nộp cơ quan quản lý thuế; (iv) Kết quả kiểm toán độc lập; (v) Biên bản tự thỏa thuận giữa các thành viên, cổ đông công ty về việc góp vốn hoặc phát hành cổ phần.

Các chứng từ khác về việc góp vốn, phân chia lợi nhuận của doanh nghiệp

Biên bản họp hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, giấy mượn nợ của doanh nghiệp, chứng từ chuyển tiền góp vốn của ngân hàng….xin lưu ý: các chứng cứ gián tiếp (ví dụ: lời xác nhận của đại diện pháp luật, người làm chứng) chỉ có giá trị tham khảo, nó phải phù hợp với các chứng cứ trực tiếp như đã nêu trên.

Trong trường hợp nếu thành viên hay cổ đông công ty xuất trình biên nhận tiền lãi, hoặc biên bản họp về việc được phân chia lợi nhuận hàng quý, hàng năm từ doanh nghiệp, thì các chứng từ này cũng chỉ có giá trị khi thành viên hay cổ đông đó chứng minh được các tài liệu pháp lý đã nêu trong 5 (năm) mục đã kể trên, để khẳng định có góp trên thực tế.

Như vậy, để xác định phần góp thực tế của các thành viên góp vốn, cổ đông sáng lập trong công ty yêu cầu nhiều tài liệu pháp lý khác nhau. Việc chứng minh các tài liệu như trên là bắt buộc để doanh nghiệp hoặc cơ quan tài phán có đủ cơ sở pháp lý xem xét nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của các thành viên công ty trong trường hợp có tranh chấp nội bộ xảy ra.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here