Tiêu hủy tài liệu kế toán được quy định thế nào?

Tài liệu kế toán sau khi hết thời hạn lưu trữ có thể thực hiện tiêu hủy. Vậy quy định của pháp luật như thế nào về việc doanh nghiệp muốn hủy bỏ tài liệu trong lĩnh vực kế toán?

Khi nào doanh nghiệp được phép tiêu hủy tài liệu kế toán?

Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Như vậy, kế toán chỉ được tiến hành tiêu hủy hoặc bỏ tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. Cụ thể, theo Luật Kế toán năm 2015:

(i) Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính

(ii) Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

(iii) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Chỉ được hủy, bỏ tài liệu kế toán khi có quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Hình thức tiêu hủy, bỏ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.

Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán

Nghị định số 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

(i) Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.

(ii) Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.

(iii) “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Xử lý vi phạm đối với hành vi hủy, bỏ tài liệu kế toán không đúng quy định

Tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định có thể phải chịu xử lý hành chính hoặc xử lý hình sự.

Biện pháp hành chính

Nghị định số 41/2018/NĐ-CP quy định về hình thức xử phạt hành chính đối với vi phạm trong việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi (mức phạt áp dụng đối với tổ chức vi phạm):

(i) Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự

(ii) Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán.

Biện pháp hình sự

Nếu thực hiện hành vi hủy bỏ tài liệu kế toán mà gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu truy cứu trách nhiệm hình sự. Theo Bộ luật hình sự năm 2015, người nào hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ sẽ phải chịu:

(ii) Phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm đối với người lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện hành vi gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm.

(iii) Phạt tù từ 03 năm đến 12 năm nếu phạm tội: vì vụ lợi; có tổ chức; dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt; gây thiệt hại từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng.

(iv) Phạt tù từ 10 năm đến 20 năm nếu gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên.

Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản.

Lưu ý biện pháp hình sự đối với tội này chỉ áp dụng đối với cá nhân vi phạm.

• Để ủy thác đầu tư gián tiếp ra nước ngoài, cần điều kiện gì?
• Tài sản góp vốn của doanh nghiệp được quy định như thế nào?

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.