Văn phòng đại diện – 7 điểm cần lưu ý

Theo Luật doanh nghiệp năm 2014 doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, mặt khác doanh nghiệp cũng có thể lập nhiều văn phòng đại diện tại trên cùng một quận, huyện, cùng một tỉnh thành phố hoặc các tỉnh thành phố khác nhau. Tuy nhiên, khi thành lập cần lưu ý một số đặc điểm sau:

Những hoạt động chính của văn phòng đại diện

Đối với một văn phòng đại diện, những hoạt động chính bao gồm:

Không thực hiện những hoạt động với vai trò sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam mà thực hiện xúc tiến thương mại theo những quy định có trong luật.

Không sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết ngoại trừ trường hợp đặc biệt có giấy ủy quyền hợp pháp.

Giao kết hợp đồng trong các trường hợp: thuê, mua vật dụng cần thiết, thuê trụ sở, tuyển dụng,…

Hiện nay, văn phòng đại diện có chức năng chính là liên lạc, giao dịch, tiếp thị, tiến hành hoạt động nghiên cứu, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tiếp cận thị trường, cung cấp thông tin, quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

Về tên và địa chỉ của văn phòng đại diện

Tên Văn phòng đại diện  phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu; tên của doanh nghiệp kèm theo “văn phòng đại diện’’.

Địa chỉ văn phòng đại diện phải chính xác, cụ thể, không được đặt trụ sở văn phòng đại diện ở chung cư, tập thể.

Con dấu của văn phòng đại diện

Hiện nay, văn phòng đại diện có thể tiến hành khắc con dấu pháp nhân nếu thấy cần thiết. Còn không thì không bắt buộc phải khắc con dấu.

Các thủ tục liên quan đến thuế

Đối với thuế thu nhập cá nhân dành cho nhân sự làm việc tại văn phòng đại diện: theo Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC, văn phòng đại diện có trách nhiệm trong việc nộp thuế từ phần thu nhập tiền công, tiền lương của nhân viên làm việc tại văn phòng.

Đối với thuế môn bài: trong trường hợp văn phòng đại diện có chức năng đại diện, tiếp thị, không có chức năng sản xuất, kinh doanh thì không phải đóng loại thuế này.

Đối với việc phát hành, sử dụng hóa đơn: do không có thu nhập từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ nên không cần phát hành, sử dụng hóa đơn.

Đối với việc nộp hồ sơ khai thuế: nếu các sắc thuế phát sinh, văn phòng đại diện phải có trách nhiệm nộp hóa đơn.

Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người có thể đứng tên thành lập văn phòng đại diện cho công ty có thể là:

Bất cứ cá nhân nào đủ năng lực hành vi dân sự, đủ điều kiện được công ty ủy quyền, cho phép đứng tên làm người đại diện. Có thể là chủ tịch, giám đốc, người quản lý công ty mẹ…

Đây là người có trách nhiệm về hoạt động của văn phòng trong phạm vi đã được ủy quyền. Người này có thể mang quốc tịch nước ngoài hoặc là người Việt Nam.

Báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện

Mỗi năm, văn phòng đại diện đều phải gửi công văn báo cáo hoạt động về sở Công thương trước ngày 30/01. Đồng thời, văn phòng đại diện cũng có trách nhiệm giải trình khi có bất cứ cơ quan nào có thẩm quyền yêu cầu.

Chi phí thành lập văn phòng đại diện

Tại Việt Nam, lệ phí thành lập văn phòng đại diện là 1.000.000 đồng

Khuyến nghị của công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật lao động được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 19006198, E-mail: info@everest.net.vn.