Đăng ký mã số mã vạch, thủ tục thế nào?

Đăng ký mã số mã vạch là thủ tục cần thiết để các doanh nghiệp có đủ điều kiện phân phối hàng hóa vào các hệ thống siêu thị hay xuất khẩu. Hoặc đơn giản chỉ là giúp doanh nghiệp tự quản lý sản phẩm của mình thông qua mã số, hay là tăng niềm tin của khách hàng vào sản phẩm. Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198

Quy trình đăng ký mã số mã vạch

Tiếp nhận thông tin và chuẩn bị hồ sơ

Đây là giai đoạn để doanh nghiệp tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc đăng ký mã số mã vạch hàng hóa của mình, tùy theo nhu cầu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể chọn loại mã số phù hợp với nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Các loại mã doanh nghiệp thường được sử dụng: (i) Đối với loại mã doanh nghiệp 10 chữ số, phí duy trì hàng năm là 500.000 đồng và số lượng mã sản phẩm đăng ký tối đa là 99 sản phẩm (ii) Đối với loại mã doanh nghiệp 9 chữ số, phí duy trì hàng năm là 800.000 đồng và số lượng mã sản phẩm đăng ký tối đa là 999 sản phẩm (iii) Đối với loại mã doanh nghiệp 8 chữ số, phí duy trì hàng năm là 1.500.000 đồng và số lượng mã sản phẩm đăng ký tối đa là 9999 sản phẩm Đơn vị tư vấn có trách nhiệm hướng dẫn thủ tục, giải đáp các thắc mắc và tư vấn theo đúng nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp.

Nộp hồ sơ và nộp lệ phí

Phí cấp mã số mã vạch gồm phí đăng ký và phí duy trì năm đầu tiên. Hàng năm, doanh nghiệp tự nộp phí duy trì theo hướng dẫn trước ngày 30/6 hàng năm. Nếu sau một năm doanh nghiệp không nộp phí duy trì sử dụng mã số mã vạch, Mã số doanh nghiệp sẽ bị thu hồi, đồng thời thông báo cho doanh nghiệp và các cơ quan có liên quan.

Xem xét hồ sơ và thông báo mã số doanh nghiệp

Trong vòng 5 - 7 ngày kể từ ngày nộp hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được cấp Mã số doanh nghiệp cùng phiếu hẹn ngày nhận giấy chứng nhận chính thức Ở giai đoạn này doanh nghiệp sẽ được cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống quản lý mã số doanh nghiệp. Từ đó có thể nhập mã số thương phẩm cũng như thông tin chi tiết của sản phẩm lên hệ thống. Từ mã số thương phẩm xuất ra mã vạch để in ấn lên bao bì sản phẩm. Đơn vị tư vấn có nhiệm vụ hướng dẫn doanh nghiệp cách sử dụng hệ thống quản lý mã số mã vạch, tự cấp mã số thương phẩm cho sản phẩm theo đúng quy định. Cũng như hướng dẫn các quy định cần thiết trong quá trình sử dụng mã số mã vạch.

Cấp giấy chứng nhận sử dụng mã số mã vạch

Sau 2 tuần kể từ ngày doanh nghiệp được cấp và hướng dẫn sử dụng mã số doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký Mã số mã vạch chính thức được cấp thông qua đơn vị tư vấn và trả tận tay cho doanh nghiệp đăng ký. Khi tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch có sự thay đổi về tư cách pháp nhân, về tên gọi hoặc địa chỉ giao dịch hoặc Giấy chứng nhận bị mất hoặc hỏng, tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch phải có thông báo bằng văn bản để được đổi hoặc cấp lại Giấy chứng nhận mới. Tổ chức/doanh nghiệp sử dụng mã số mã vạch chịu trách nhiệm thanh toán các chi phí đổi và cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch.

Sử dụng và quản lý mã số mã vạch

Đơn vị tư vấn có trách nhiệm hướng dẫn doanh nghiệp sử dụng Mã số mã vạch tuân thủ các quy định. Doanh nghiệp tự quản lý và chịu trách nhiệm về thông tin sản phẩm cũng như mã số thương phẩm của mình thông qua hệ thống quản lý mã số mã vạch. (Đổi mật khẩu khi bắt đầu sử dụng) Trong trường hợp mất mật khẩu, doanh nghiệp liên hệ với đơn vị tư vấn để được hướng dẫn cấp lại.

Thủ tục đăng ký mã số mã vạch

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm: Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (Có công chứng): 2 bản; Bản đăng ký Mã số mã vạch (theo mẫu): 2 bản; Bản danh mục sản phẩm cần đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu): 2 bản; Hợp đồng dịch vụ với đơn vị tư vấn.

Lưu ý khi đăng ký mã số mã vạch phù hợp với giấy phép kinh doanh:

Đối với các doanh nghiệp chỉ có chức năng thương mại: Bổ sung thêm 1 biên bản thỏa thuận giữa doanh nghiệp và chủ cơ sở sản xuất phù hợp với ngành nghề trong giấy phép kinh doanh. Đối với các doanh nghiệp trong giấy phép kinh doanh không có chức năng sản xuất mà nhờ đơn vị khác gia công, đóng gói: Ngoài bộ hồ sơ đăng ký thông thường cần phải bổ sung thêm hợp đồng gia công (sao y công chứng) và giấy đăng ký nhãn hiệu độc quyền hoặc tối thiểu đã có công văn chấp nhận đơn đăng ký nhãn hiệu hợp lệ, nhãn hiệu trên sản phẩm phải thuộc sở hữu của chính doanh nghiệp đó. Khi đăng ký mã số mã vạch cho mặt hàng sách, báo, tạp chí: Thủ tục tương tư như mục trên và kèm theo hợp đồng liên kết xuất bản của từng đầu sách, báo hoặc tạp chí.

Lưu ý với các doanh nghiệp phân phối sản phẩm của công ty mẹ tại nước ngoài, muốn được cấp phép cho mã số của sản phẩm đó tại Việt Nam (Sử dụng mã số nước ngoài tại Việt Nam)

Doanh nghiệp phải nộp bản ủy quyền của công ty mẹ (có công chứng) cho phép công ty chi nhánh trong nước sử dụng mã doanh nghiệp của công ty mẹ và sử dụng từ số nào đến số nào. Công văn đề nghị sử dụng mã nước ngoài. Bản đăng ký sử dụng mã số của doanh nghiệp nước ngoài trên sản phẩm.

Lưu ý khi lựa chọn loại mã doanh nghiệp phù hợp và kê khai danh mục sản phẩm

Mã doanh nghiệp: là mã số Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất lượng cấp cho doanh nghiệp để từ đó doanh nghiệp tự phân bổ cho các sản phẩm của mình Loại mã doanh nghiệp 8 chữ số: khi đăng ký trên 1000 đến dưới 10.000 loại sản phẩm; Loại mã 9 chữ số: khi đăng ký trên 100 đến dưới 1000 loại sản phẩm; Loại mã 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm; Bảng kê danh mục sản phẩm: Liệt kê các sản phẩm hiện tại và sắp tới sẽ sản xuất. Cột Tên sản phẩm: ghi tên và nhãn hiệu sản phẩm. Cột Mô tả sản phẩm: ghi đặc điểm của sản phẩm như mầu sắc, mùi vị, loai bao gói (túi nilông, chai nhựa, hộp sắt, hộp giấy), đo lường (trọng lượng, dung tích). Lưu ý: Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm khác nhau như dung tích, quy cách đóng gói, trọng lượng hoặc chủng loại sản phẩm… khác nhau thì kê thành từng dòng riêng. Xem thêm: Quy định pháp luật về mã số, mã vạch

Khuyến nghị của công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật sở hữu trí tuệ được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị đây chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 19006198, E-mail: info@everest.net.vn.