Quy chế nội bộ doanh nghiệp, hiểu sao cho đúng?

Quy chế nội bộ bao gồm tất cả các quy định và các văn bản có tính bắt buộc đối với từng doanh nghiệp, nhóm đối tượng hay từng lĩnh vực hoạt động cũng như hành vi cụ thể.

1- Quy chế nội bộ là gì?

Không phải tự nhiên, pháp luật quy định điều lệ công ty là một văn bản bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp. Bởi lẽ, doanh nghiệp không thể hoạt động được nếu thiếu đi những quy định trong điều lệ. Điều lệ công ty là văn bản tập hợp những quy định điều chỉnh các vấn đề về hoạt động, tổ chức, vận hành của doanh nghiệp.

Thế nhưng, ngoài điều lệ là những quy định mang tính chung định hình bộ khung của một doanh nghiệp thì các công ty cần có những quy chế nội bộ riêng. Một doanh nghiệp, dù ở bất kỳ loại hình, to hay nhỏ đều có ít nhất vài ba quy chế để hoạt động. Các quy chế nội bộ không là gì khác chính là việc cụ thể hóa, chi tiết hóa các quy định trong điều lệ công ty. Các quy chế này là khung pháp chế trong nội bộ doanh nghiệp, tất cả các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp giữa người sử dụng lao động và người lao động, giữa người lao động và ban quản trị điều hành và giữa ban quản trị điều hành với nhau.

Trên thực tế, doanh nghiệp nào ít quan tâm đến quy chế nội bộ thì hoạt động các bộ phần thường không rõ ràng, chồng chéo khiến bộ máy doanh nghiệp không hiệu quả, chậm chạm, tốn nhiều nguồn lực không cần thiết. Chính vì lý do đó, vai trò của quy chế quản lý nội bộ rất quan trọng và thường quy định chi tiết để áp dụng trong hoạt động hàng ngày của công ty. Cụ thể, đó là các nguyên tắc làm việc và ứng xử trong doanh nghiệp khiến môi trường làm việc chuyên nghiệp, văn mình; các quy đinh về sử dụng tài chính, tài sản khiến các thông tin được minh bạch, rõ ràng, hạn chế thất thoát thu chi trong doanh nghiệp; các chuẩn mực quan hệ với đối tác, khách hàng được xác lập có thể khiến doanh nghiệp có thể chiếm được niềm tin của khách hàng.

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

2- Ý nghĩa của quy chế nội bộ đối với doanh nghiệp

Quy chế nội bộ giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, giúp chủ doanh nghiệp quản lý công ty dễ dàng. Mọi các nhân, tập thể, đơn vị, phòng ban trong doanh nghiệp đều có thể ý thức được trách nhiệm, nghĩa vụ cũng như quyền lợi của mình thông qua các quy định tại quy chế, từ đó đảm bảo việc thực thi cũng như hoạt động của cả một hệ thống trở nên trôi chảy, không bị chồng chéo.

Theo đó, doanh nghiệp xây dựng được quy chế nội bộ sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý giúp tiết kiệm thời gian trong việc quản lý, điều hành công ty của ban lãnh đạo. Thay vì phải sâu sát, thì việc ban hành quy chế quản lý nội bộ đến tận từng nhóm nhân viên, phòng ban cũng có sức mạnh tương đương với lời nói.

Quy chế quản lý nội bộ giúp quản lý tốt nguồn lực của công ty. Những quy chế quản lý nội bộ về tài chính, thu chi, về lương thưởng cho lao động chính là vũ khí đắc lực để quản lý nguồn vốn cũng như chế độ tài chính kế toán, tránh lãng phí, thất thoát…Những quy chế dành cho nhân viên cũng là vũ khí để bảo vệ nguồn lực con người, đặt được đúng người vào đúng vị trí, đúng sở trường để phát huy thế mạnh, tiềm năng của mỗi nhân viên.

Quy chế quản lý nội bộ giúp văn hóa ứng xử, môi trường làm việc trong công ty trở nên văn minh, lịch sử, hòa nhã, kỷ cương nhưng lại thoải mái vì nó trực tiếp đề ra quy tắc ứng xử, tác phong ăn mặc, mối quan hệ với đồng nghiệp…; giúp cho hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng được nâng lên tầm cao mới.

Quy chế quản lý nội bộ cũng chính là cách để doanh nghiệp xây dựng bản sắc cho riêng mình. Pháp luật không quy định nội dung cũng như hình thức của quy chế quản lý nội bộ, vì vậy mỗi doanh nghiệp được phép xây dựng hệ thống quy chế quản lý nội bộ mang màu sắc riêng của mình, miễn là vẫn phù hợp với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

3- Một số quy chế nội bộ doanh nghiệp cần phải có

Thông thường, trong doanh nghiệp có các quy chế thông dụng như sau:

(i) Quy chế hoạt động của hội đồng quản trị/hội đồng thành viên, ban điều hành, ban kiểm soát; (ii) Quy chế tài chính doanh nghiệp; (iii) Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh; (iv) Quy chế chuyển nhượng cổ phần; (v) Quy chế nhân sự và tiền lương; (vi) Quy chế đào tạo; (vii) Quy chế văn hóa doanh nghiệp; (viii) Các văn bản phân cấp quản trị điều hành khác trong doanh nghiệp như: Quy chế hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện;

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý về Sáp nhập và Mua bán doanh nghiệp (M&A) của Công ty Luật TNHH Everest 

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Quy chế nội bộ doanh nghiệp, hiểu sao cho đúng? được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
[b] Bài viết Quy chế nội bộ doanh nghiệp, hiểu sao cho đúng? có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư  vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.