Mở gói thầu và trình tự, thủ tục mở thầu theo quy định của pháp luật

Mở thầu là việc bên mời thầu thông báo công khai những thông tin cơ bản trong hồ sơ dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu trước khi tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Bài viết dưới dây sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến trình tự, thủ tục mở thầu.

Quy định chung về mở thầu 

Mở thầu là gì

Mở thầu là một sự kiện có tính chất quan trọng trong qui trình tổ chức đấu thầu, và được tổ chức công khai với sự tham gia của các nhà thầu cùng các bên có liên quan. Thời điểm và địa điểm sự kiện mở thầu được qui định rõ trong hồ sơ mời thầu.

Mở thầu thường được thực hiện ngay sau khi đóng thầu, hoặc sau thời điểm tiếp nhận hồ sơ dự thầu đến địa điểm mở thầu. Để đảm bảo tính an toàn cho việc bảo quản hồ sơ dự thầu, địa điểm tiếp nhận hồ sơ dự thầu được bố trí rất gần hoặc cùng với địa điểm mở thầu.

Khi áp dụng hình thức cạnh tranh rộng rãi có sơ tuyển hoặc cạnh tranh hạn chế, số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu đã được xác định từ trước, nên bên mời thầu rất chủ động trong việc tổ chức buổi mở thầu.Ngược lại, trong trường hợp cạnh tranh rộng rãi, số lượng nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu khó xác định trước do khoảng thời gian từ thời điểm đóng thầu đến thời điểm mở thầu rất ngắn, và phần lớn các nhà thầu muốn nộp hồ sơ dự thầu vào sát thời điểm đóng thầu để tham gia dự thầu luôn.

Vì vậy, đôi khi bên mời thầu cũng gặp những khó khăn nhất định trong việc tổ chức mở thầu. Bên mời thầu có thể căn cứ vào số lượng hồ sơ mời thầu đã phát hành để xác định số lượng tối đa hồ sơ dự thầu sẽ nộp, từ đó có sự chuẩn bị trước cho việc mở thầu.

Quy định mở thầu chung

Sự kiện mở thầu không phải là nơi để các bên thảo luận về những thông tin trong các hồ sơ dự thầu, và nhà thầu không được thay đổi hoặc bổ sung các thông tin có trong hồ sơ dự thầu đã nộp.Tại buổi mở thầu, bên mời thầu chưa được phép đưa ra bất kì quyết định nào luên quan đến việc chấp nhận hoặc loại bỏ hồ sơ dự thầu, mặc dù các bên tham gia buổi mở thầu đều nhận thấy rằng hồ sơ dự thầu nào đó chắc chắn sẽ bị loại do không đáp ứng những yêu cầu cơ bản của hồ sơ mời thầu.Thời lượng sự kiện mở thầu phụ thuộc vào số lượng hồ sơ dự thầu đã nộp, và bên mời thầu cần có sự chuẩn bị trước để sự kiện mở thầu được diễn ra liên tục và an toàn.

Trong trường hợp áp dụng phương thức hai túi hồ sơ, buổi mở thầu lần đầu tiên chỉ thực hiện với đề xuất kĩ thuật, nghĩa là bên mời thầu không mở đề xuất tài chính. Do đó, các thông tin về giá dự thầu của các nhà thầu được giữ kín.

Lần mở thầu thứ hai được thực hiện sau khi đánh giá đề xuất kĩ thuật của các nhà thầu, và bên mời thầu chỉ mở đề xuất tài chính của các nhà thầu có đề xuất kĩ thuật đáp ứng yêu cầu.

Trình tự, thủ tục mở thầu

• Yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở thầu xác nhận có hoặc không thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình;
• Kiểm tra niêm phong;
• Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá; thời gian có hiệu lực của hồ sơ; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu;
• Biên bản mở thầu: Các thông tin nêu tại Điểm b Khoản này phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu; các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Phải được gửi cho các nhà thầu tham dự;
• Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá, giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu; thỏa thuận liên danh; bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu.

Đấu thầu qua mạng là gì?

Những công việc cần thực hiện khi đấu thầu qua mạng

Đối với người tổ chức đấu thầu ( và bên mời thầu)

• Thiết lập đầy đủ các thông tin của dự án, thông tin của nhà mời thầu một cách chi tiết, rõ ràng và cụ thể nhất lên hệ thống mạng.
• Soạn sẵn các loại hồ sơ, giấy tờ và các thủ tục mời thầu qua mạng. Các biểu mẫu hay các form có sẵn thiết kế ở nơi mà người tham gia dễ tìm thấy. Có như vậy thì người tham gia đấu thầu mới có thể dễ dàng tìm được để điền các thông tin cá nhân của họ.
• Làm các thủ tục liên quan về đấu thầu và trả các khoản chi phí liên quan đến việc tổ chức đấu thầu qua mạng.
• Tổ chức thực hiện công việc đấu thầu qua mạng. Sau khi đã kết thúc khoảng thời gian đấu thầu thì cần mở các hồ sơ, giấy tờ có liên quan. Đánh giá và chọn lọc ra các hồ sơ đấu thầu đáp ứng điều kiện và ưng ý nhất.
• Công khai người trúng thầu lên trên hệ thống mạng. Cần phải ghi rõ thông tin người trúng thầu, ghi rõ gói thầu với giá trị gói thầu là bao nhiêu…
• Đàm phán và tiến hành ký kết hợp đồng với người trúng thầu. Các điều khoản và thỏa thuận chi tiết cũng phải được ghi rõ trong hợp đồng.

Đối với người chọn nhà thầu

• Đăng tải các thông tin của bản thân doanh nghiệp lên trên hệ thống mạng của nhà tổ chức đấu thầu.
• Điền đầy đủ và nộp những hồ sơ có liên quan đến việc tham dự đấu thầu cho tổ chức đấu thầu. Nếu nộp thành công thì người chọn thầu sẽ được nhận thông báo xác nhận từ phía nhà mở thầu.
• Đăng tải những thông tin liên quan về bảo lãnh dự thầu để có thể tăng uy tín của bản thân. Để thực hiện việc bảo lãnh phải thông qua ngân hàng và ký quỹ trước nếu có.
• Làm các thủ tục để tham dự và trả các khoản chi phí liên quan đến việc đăng ký tham dự. Ngoài ra, còn có thể chọn trả chi phí duy trì các thông tin của cá nhân trên hệ thống mạng. Chi phí này thường được xét chi trả mỗi năm một lần.
• Ngoài ra người chọn thầu còn phải trả các chi phí liên quan đến nộp hồ sơ, mua hồ sơ…
• Sau khi đã trúng thầu thì sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, thỏa thuận mọi điều khoản có liên quan một cách chi tiết với bên mời thầu.

Trình tự thực hiện thông qua mạng đấu thầu:

• Bước 1: Chuẩn bị lựa chọn các nhà thầu

• Bước 2: Tổ chức lựa chọn các nhà thầu

• Bước 3: Đánh giá E-HSDT, xếp hạng nhà thầu tham gia.

• Bước 4: Thương thảo hợp đồng; trình, thẩm định, phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu

• Bước 5: Hoàn thiện, ký kết hợp đồng

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện; nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật; hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng kiến thức ý kiến của chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo; bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

• Những quy định về sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch hồ sơ dự thầu
• Thi công chậm tiến độ, chịu mức phạt thầu bao nhiêu?
• Có tiến hành mở thầu khi không có nhà thầu tham dự lễ mở thầu?