Biên bản thương thảo hợp đồng cần chữ ký người đại diện của nhà thầu không?

Xuất phát từ việc muốn đảm bảo tính pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng nên bắt buộc phải có sự xác nhận từ bên mời thầu và bên nhà thầu được mời đến thương thảo.

Khái quát về đấu thầu và thủ tục đấu thầu

Theo quy định tại  khoản 12 Điều 4 Luật đấu thầu năm 2013 thì đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, mua sắm hàng hóa, xây lắp đáp ứng các yêu cầu của bên mời thầu để thựa hiện gói thầu thuộc các dự án quy định dưới đây trên cơ sở đảm bảo tính cạnh tranh, công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế.

Theo quy định của Luật đấu thầu năm 2013 đấu thầu bao gồm: đấu thầu một túi hồ sơ, đấu thầu hai túi hồ sơ và phương thức đấu thầu hai giai đoạn. Đấu thầu một túi hồ sơ được áp dụng đối với hình thức đấu thầu rộng rãi và đấu thầu hạn chế cho gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, gói thầu EPC. Theo quy định tại  Điều 11 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết thi hành mộ số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu, quy trình đấu thầu với phương thức một túi hồ sơ bao gồm: (i) Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu; (ii) Tổ chức lựa chọn nhà thầu; (iii) Đánh giá hồ sơ dự thầu; (iv) Thương thảo hợp đồng; (v) Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; (vi) Hoàn thiện, ký kết hợp đồng.

Biên bản thương thảo hợp đồng có cần chữ ký người đại diện của nhà thầu không?

Thương thảo hợp đồng là một bước quan trọng trong phương thức đấu thầu một túi hồ sơ. Thương thảo hợp đồng là một bước cần thực hiện trước khi đi đến ký kết hợp đồng. Mục đích của việc thương thảo hợp đồng là hai bên thống nhất lại các vấn đề còn vướng mắc hoặc xác nhận lại các vấn đề đã thống nhất.

Theo quy định tại Nghị định số 63/2014/NĐ-CP thì trước khi phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu thì bên mời thầu phải tiến hành thương thảo hợp đồng với nhà thầu xếp hạng nhất theo quyết định phê duyệt danh sách xếp hạng của các nhà thầu. Nhà thầu xếp hạng thứ nhất sẽ được mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng thì nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

Và cụ thể tại Điều 19 Nghị định số 63/2014/NĐ-CP nêu trên có quy định rõ về việc thương thảo hợp đồng bao gồm: cơ sở thương thảo hợp đồng, nguyên tắc tiên hành thương thảo hợp đồng, nội dung thương thảo hợp đồng, hậu quả pháp lý của việc thương thảo hợp đồng:

(i) Nhà thầu xếp hạng thứ nhất được mời đến thương thảo hợp đồng. Trường hợp nhà thầu được mời đến thương thảo hợp đồng nhưng không đến thương thảo hoặc từ chối thương thảo hợp đồng thì nhà thầu sẽ không được nhận lại bảo đảm dự thầu.

(ii) Việc thương thảo hợp đồng phải dựa trên cơ sở sau đây:

•  Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu;
• Hồ sơ dự thầu và các tài liệu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có) của nhà thầu;
• Hồ sơ mời thầu.

(iii) Nguyên tắc thương thảo hợp đồng:

a) Không tiến hành thương thảo đối với các nội dung mà nhà thầu đã chào thầu theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

b) Việc thương thảo hợp đồng không được làm thay đổi đơn giá dự thầu của nhà thầu sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch và trừ đi giá trị giảm giá (nếu có). Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu và thương thảo hợp đồng, nếu phát hiện khối lượng mời thầu nêu trong bảng tiên lượng mời thầu thiếu so với hồ sơ thiết kế thì bên mời thầu yêu cầu nhà thầu phải bổ sung khối lượng công việc thiếu đó trên cơ sở đơn giá đã chào; trường hợp trong hồ sơ dự thầu chưa có đơn giá thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định việc áp đơn giá nêu trong dự toán đã phê duyệt đối với khối lượng công việc thiếu so với hồ sơ thiết kế hoặc đơn giá của nhà thầu khác đã vượt qua bước đánh giá về kỹ thuật nếu đơn giá này thấp hơn đơn giá đã phê duyệt trong dự toán gói thầu;

c) Việc thương thảo đối với phần sai lệch thiếu thực hiện theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 17 của Nghị định này.

(iv) Nội dung thương thảo hợp đồng:

a) Thương thảo về những nội dung chưa đủ chi tiết, chưa rõ hoặc chưa phù hợp, thống nhất giữa hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu, giữa các nội dung khác nhau trong hồ sơ dự thầu có thể dẫn đến các phát sinh, tranh chấp hoặc ảnh hưởng đến trách nhiệm của các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng;

b) Thương thảo về các sai lệch do nhà thầu đã phát hiện và đề xuất trong hồ sơ dự thầu (nếu có), bao gồm cả các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế;

c) Thương thảo về nhân sự đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp: Trong quá trình thương thảo, nhà thầu không được thay đổi nhân sự chủ chốt đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu để đảm nhiệm các vị trí chủ nhiệm thiết kế, chủ nhiệm khảo sát (đối với gói thầu xây lắp, hỗn hợp có yêu cầu nhà thầu phải thực hiện một hoặc hai bước thiết kế trước khi thi công), vị trí chỉ huy trưởng công trường, trừ trường hợp do thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu kéo dài hơn so với quy định hoặc vì lý do bất khả kháng mà các vị trí nhân sự chủ chốt do nhà thầu đã đề xuất không thể tham gia thực hiện hợp đồng. Trong trường hợp đó, nhà thầu được quyền thay đổi nhân sự khác nhưng phải bảo đảm nhân sự dự kiến thay thế có trình độ, kinh nghiệm và năng lực tương đương hoặc cao hơn với nhân sự đã đề xuất và nhà thầu không được thay đổi giá dự thầu;” d) Thương thảo về các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn nhà thầu (nếu có) nhằm mục tiêu hoàn thiện các nội dung chi tiết của gói thầu;

đ) Thương thảo về các nội dung cần thiết khác.

(v) Trong quá trình thương thảo hợp đồng, các bên tham gia thương thảo tiến hành hoàn thiện dự thảo văn bản hợp đồng; điều kiện cụ thể của hợp đồng, phụ lục hợp đồng gồm danh mục chi tiết về phạm vi công việc, biểu giá, tiến độ thực hiện (nếu có).

(vi) Trường hợp thương thảo không thành công, bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo vào thương thảo; trường hợp thương thảo với các nhà thầu xếp hạng tiếp theo không thành công thì bên mời thầu báo cáo chủ đầu tư xem xét, quyết định hủy thầu theo quy định tại Khoản 1 Điều 17 của Luật Đấu thầu.

Nhằm mục đích đảm bảo tính pháp lý của biên bản thương thảo hợp đồng, bắt buộc phải có sự xác nhận từ bên mời thầu và bên nhà thầu được mời đến thương thảo, bên mời thầu cần có người đại diện ký tên, đóng dấu (nếu có).

• Biên bản họp hội đồng thành viên được quy định thế nào?
• Thủ tục gia hạn hợp đồng chuyển quyền sử dụng sở hữu công nghiệp
• Biện pháp bảo đảm bằng tài sản của bên thứ ba, các bên cần hiểu đúng?

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.