Lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp

0
180
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên – gọi tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Doanh nghiệp có nghĩa vụ phải lưu trữ một số tài liệu quan trọng của doanh nghiệp tại trụ sở chính của doanh nghiệp trong một thời hạn nhất định theo quy định của pháp luật

Đầu tư từ nguồn vốn
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Tài liệu cần lưu trữ 

Phạm vi các tài liệu mà doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ tương đối rộng và bao gồm các tài liệu quan trọng nhất liên quan đến việc thành lập , tổ chức quản lý và hoạt động của doanh nghiệp .

Các tài liệu này chủ yếu bao gồm văn bản được cơ quan quản lý doanh nghiệp ( như hội đồng thành viên , đại hội đồng cổ đông , hội đồng quản trị và ban kiểm soát ) ban hành hoặc quyết định cũng như giấy phép do cơ quan quản lý nhà nước cấp tại thời điểm thành lập và trong suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp . Đặc biệt , doanh nghiệp có nghĩa vụ lập và cập nhật hàng ngày sổ sách và chứng từ kế toán và có nghĩa vụ lưu giữ các tài liệu này .

Các loại tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ theo quy định của pháp luật bao gồm :

i)  Đối với công ty TNHH 

  • Điều lệ và các quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp
  • Sổ đăng ký thành viên 
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
  • Giấy phép và các giấy chứng nhận khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp (ví dụ văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm ) 
  • Giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp (ví dụ , giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình )
  • Quyết định của cơ quan quản lý của doanh nghiệp (Quyết định của hội đồng thành viên)
  • Bản cáo bạch để phát hành cổ phiếu, trái phiếu và các loại chứng khoán
  • Báo cáo của ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra
  • Sổ sách, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính hằng năm

ii)  Đối với công ty cổ phần 

  • Điều lệ và các quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp
  • Sổ đăng ký cổ đông
  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
  • Giấy phép và các giấy chứng nhận khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp (ví dụ văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp và giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm ) 
  • Giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp (ví dụ , giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và giấy chứng nhận quyền sở hữu công trình )
  • Quyết định của cơ quan quản lý của doanh nghiệp (Quyết định của đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị) 
  • Bản cáo bạch để phát hành cổ phiếu, trái phiếu và các loại chứng khoán
  • Báo cáo của ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra
  • Sổ sách, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính hằng năm

Chú ý: Ngoài ra đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh có điều kiện, có thể phải tuân thủ các nghĩa vụ bổ sung về lưu trữ tài liệu

Thời hạn và cách thức lưu giữ tài liệu

Thời hạn lưu trữ các loại tài liệu là khác khau đối với các loại tài liệu là khác nhau. Đối với các loại sổ sách và chứng từ kế toán khác nhau, pháp luật quy định thời gian dự trữ tối thiểu 5 năm, 10 năm và lưu trữ vĩnh viễn.

Lưu trữ 5 năm

Lưu trữ tối thiểu 5 năm áp dụng đối với chứng từ và tài liệu kế toán dùng cho quản lý và điều hành của doanh nghiệp và không thuộc trường hợp phải lưu trữ tối thiểu 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn .Chủ yếu là chứng từ và tài liệu kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu , phiếu chi , phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.

Thời hạn 5 năm được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Lưu trữ 10 năm

Lưu trữ tối thiểu 10 năm áp dụng đối với chứng từ và tài liệu kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính. Bao gồm: 

(i)  Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính , bảng kê , bảng tổng hợp chi tiết , sổ kế toán chi tiết , sổ kế toán tổng hợp , báo cáo tài chính tháng , quý và năm và biên bản tiêu huỷ tài liệu kế toán

(ii) Tài liệu khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính , trong đó có báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán .

Ngoài ra , việc lưu trữ này cũng áp dụng đối với một số loại tài liệu kế toán khác, như

(iii)  Tài liệu kế toán liên quan đến thanh lý tài sản cố định

(iv) Tài liệu kế toán liên quan đến dự án do doanh nghiệp là chủ đầu tư 

(v) Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập,chia,tách,hợp nhất,sáp nhập,chuyển đổi hình thức sở hữu,giải thể,chấm dứt hoạt động hoặc phá sản doanh nghiệp 

(vi) Hồ sơ phục vụ kiểm toán báo cáo tài chính của công ty kiểm toán

Về cơ bản, thời hạn 10 năm này được tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm. Tuy nhiên, đối với một số tài liệu đặc thù, thời hạn này có thể tính từ ngày duyệt báo cáo quyết toán hoàn thành vốn đầu tư dự án hoặc từ ngày kết thúc công việc

Lưu trữ vĩnh viễn

Lưu trữ vĩnh viễn áp dụng với tài liệu kế toán có tính sử liệu hoặc có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh hoặc quốc phòng. Việc xác định do người đại diện theo pháp luật quyết định căn cứ vào tính chất tài liệu. Thời hạn lưu trữ tài liệu vĩnh viễn phải là lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ vĩnh viễn là từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.

Trừ quy định của một số luật chuyên ngành (VD như pháp luật về chứng khoán), pháp luật về doanh nghiệp nói chung không quy định cụ thể về cách thức và phương thức lưu trữ tài liệu. Doanh nghiệp có thể sử dụng cách thức và phương tiện phù hợp với điều kiện hoạt động của mình. Doanh nghiệp có thể lưu trữ một cách vật lý hoặc dưới hình thức dữ liệu điện tử.

Khi lưu trữ dưới hình thức dữ liệu điện tử cần đáp ứng một số điều kiện sa, cụ thể là nội dung của thông tin:

(i) Có thể truy cập và sử dụng để tham chiếu khi cần thiết

(ii) Lưu trữ trong chính khuôn dạng mà thông tin được khởi tạo, gửi,nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dụng dữ liệu đó

(iii) Được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận thông điệp dữ liệu

Ngoài ra, đối với mỗi loại tài liệu đặc thù, pháp luật cũng có thể quy định thêm những điều kiện khác.

Trách nhiệm pháp lý

Nếu vi phạm nghĩa vụ lưu trữ tài liệu, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức tiền phạt tương đối thấp, từ 500 nghìn đồngg đến 20 triệu đồng. Song trách nhiệm dân sự của doanh nghiệp dưới hình thức bồi thường thiệt hại và trách nhiệm hình sự của người quản lý có lẽ khó áp dụng trong trường hợp này.Song, không thể được loại trừ đặc biệt là đối với nghĩa vụ lưu giữ sổ sách và chứng từ kế toán.

VD: Bộ luật hình sự năm 2015 có quy định về ” tội vi phạm quy định về bảo quản, quản lý hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước” là tội có thể liên quan đến việc lưu giữ sổ sách và chứng từ kế toán.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here