Quy chế công ty - một số điểm cần lưu ý

Quy chế công ty là một văn bản quy phạm nội bộ, điều chỉnh các vấn đề liên quan tới bộ máy hoạt động của công ty. Để đảm bảo các vấn đề, hoạt động trong công ty được nhất quán, mọi doanh nghiệp đều phải xây dựng quy chế phù hợp.

Quy chế công ty là gì?

Quy chế công ty là một văn bản quy phạm nội bộ, điều chỉnh các vấn đề liên quan tới bộ máy như chính sách tổ chức hoạt động, công tác nhân sự phân công công việc, trách nhiệm của các phòng ban và cá nhân. Quy chế công ty là một công cụ hỗ trợ đắc lực giúp việc xây dựng và điều hành doanh nghiệp trở nên đơn giản và dễ dàng. Hiểu một cách đơn giản, quy chế là những yêu cầu hợp lý để điều hướng, cải thiện hành vi của nhân sự theo hướng tích cực, quy chế không phải là các quy định để o ép, kiểm soát họ một cách vô lý.

Không giống như điều lệ, các quy chế công ty không bắt buộc phải nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Các quy chế này có thể được xây dựng và tiếp tục hoàn tất trong quá trình hoạt động sau khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. 

Ví dụ về quy chế: Quy chế quản lý và sử dụng con dấu; Quy chế hoạt động của ban quản trị; Quy chế tổ chức và hoạt động công đoàn trong công ty; Quy chế văn hóa doanh nghiệp; Quy chế đào tạo…

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy chế công ty

Tạo dựng môi trường làm việc chuyên việc, nhân viên tự giác, trách nhiệm

Một hệ thống nội quy quy chế bài bản cung cấp cho CEO những quy định về giờ giấc rõ ràng, lề lối làm việc nghiêm chỉnh, các chế độ công việc hợp lý, giúp điều hướng hành vi của mọi cá nhân, loại bỏ những tư tưởng "độc hại" trong tổ chức.

Khi xây dựng quy chế, các quản lý không cần lúc nào cũng thúc ép nhân viên mà nhân viên vẫn xử lý công việc tự giác và có trách nhiệm, hình thành một tập thể làm việc nề nếp quy củ, một môi trường làm việc lành mạnh và chuyên nghiệp.

Đảm bảo dòng chảy công việc không ngắt quãng

Thiết lập các quy định cụ thể về việc tiếp nhận, xử lý công việc, đào tạo nhân viên mới, hay bàn giao, thuyên chuyển công tác, đồng thời nắm rõ quyền hạn, trách nhiệm để phân bố công việc hợp lý cho các phòng ban.

Gỡ bỏ những “nút thắt” trong khâu vận hành, đảm bảo dòng chảy công việc trơn tru, liền mạch; nâng cao năng suất công việc của toàn doanh nghiệp.

Minh bạch chế độ thưởng, phạt tạo động lực thúc đẩy nhân sự

Các quy định cụ thể về lương, cơ chế thưởng phạt phân minh, rõ ràng vừa đủ sức răn đe, vừa tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh để thúc đẩy nhân sự, đưa họ vào guồng làm việc năng suất, cống hiến hết mình.

Một doanh nghiệp có quy chế lương thưởng rõ ràng không chỉ giúp tạo động lực cho nhân viên mà còn gây ấn tượng mạnh mẽ với các ứng viên trong quá trình tuyển dụng, dễ dàng thu hút nhân tài đến với doanh nghiệp,

Giải phóng CEO khỏi sự bận rộn nhằm hỗ trợ đắc lực công tác vận hành

Thiếu một quy chế công ty bài bản khiến môi trường làm việc vô tổ chức như cái chợ, vấn đề rắc rối phát sinh tràn lan buộc CEO suốt ngày phải chạy theo xử lý, dọn “rác” cho nhân viên dẫn đến không có thời gian dành cho các kế hoạch phát triển của doanh nghiệp gây lãng phí về mặt kinh tế lẫn nguồn lực.

Khi sở hữu hệ thống quy chế rõ ràng (về giờ giấc, thưởng phạt, các chế độ, lộ trình thăng tiến... ) chủ doanh nghiệp, quản lý có thể "rảnh tay” hơn, có nhiều thời gian cho các công việc quan trọng, thậm chí không cần có mặt mà tổ chức vẫn vận hành trơn tru, hiệu quả.

Những yêu cầu về xây dựng quy chế công ty

Việc ban hành hệ thống quy chế có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản. Nếu công ty thiết lập quy chế lỏng lẻo thì nhân viên sẽ không tuân thủ, nếu công ty xây dựng quy chế cứng nhắc thì nhân viên sẽ bất mãn, chống đối, không phát huy được năng lực và tính sáng tạo. Dưới đây là 03 yếu tố mà quy chế doanh nghiệp cần đảm bảo được:

(i) Tính hợp pháp: Quy chế phải đảm bảo tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Trong quá trình xây dựng CEO có thể tham khảo một vài bộ luật như Luật Doanh nghiệp, Luật lao động...

(ii) Tính thực tiễn: Quy chế đề ra phải phù hợp với thực trạng hiện tại, bối cảnh kinh doanh cũng như lĩnh vực hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

(iii) Tính hiệu quả: Bất cứ một quy chế nào khi được ban hành đều phải đảm bảo có tác động tích cực tới công tác quản lý, điều hành cũng như các hoạt động của tổ chức. Đồng thời quy chế đề ra phải được thực thi và tuân thủ nghiêm ngặt.

• Quy chế nội bộ doanh nghiệp, hiểu sao cho đúng?
• Tách bạch trong cấu trúc vận hành của công ty cổ phần

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.