Cách tự học Word Excel văn phòng

1- Hướng dẫn tự học Word cơ bản

Trước khi đi vào những bài học cơ bản về Word. Các bạn hãy tìm hiểu qua môi trường làm việc của phần mềm này thông qua việc học cách sử dụng các kỹ năng sau:

• Các lệnh tại thanh công cụ Ribbon.
• Cách sử dụng công cụ một cách nhanh chóng.
• Thước Ruler - công cụ dùng cho việc căn chỉnh lề trên Word.
• Cách hiển thị các thanh cuộn ngang và dọc trên màn hình.
• Các phím tắt có trong phần mềm Microsoft Word.

Hiển thị thanh cuộn ngang, dọc trên màn hình.

[a] Các thao tác cơ bản ban đầu trong Word

Sau khi nắm bắt được các lệnh và các công cụ thường dùng khi làm việc với Word trên, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu sâu hơn bằng những thao tác cơ bản. Cụ thể như sau:

• Cách thiết lập một văn bản.
• Cách định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản.
• Thao tác sao chép, cắt và dán văn bản.
• Cách giãn chữ, dòng và đoạn trong Word.
• Các bước tạo bảng với Insert/Table trong Word.
• Cách thêm hàng và cột vào bảng.
• Cách nhập và trình bày nội dung của bảng biểu.
• Thao tác chia cột trong văn bản.

[b] Hướng dẫn chèn các đối tượng

Bên cạnh công việc chèn bản, các bạn hoàn toàn có thể thực hiện việc chèn thêm các đối tượng khác lên văn bản với thao tác vô cùng dễ dàng. Ví dụ như: Công thức toán học, link, hình ảnh, smartart, text box, biểu đồ, ảnh, video,...

[c] Thiết lập, chỉnh sửa văn bản

Tiếp theo, chúng ta hãy cùng tìm hiểu về cách thực hiện một số thao tác cơ bản để căn chỉnh, chỉnh sửa văn bản dễ dàng:

• Sử dụng chức năng bullet trong Word để trình bày kí hiệu đầu đoạn.
• Tiến hành nhập và trình bày nội dung bảng biểu.
• Thao tác hiệu chỉnh bảng biểu.
• Đặt lề văn bản và định dạng khổ giấy.
• Căn lề văn bản chuẩn nhất.
• Tạo thêm đường viền hoặc khung cho nội dung.
• Hướng dẫn cách in tài liệu trong Word.
• Cách đánh số trang tự động nhanh chóng.

[d] Cách cài đặt trong Word

Để tự học Word Excel văn phòng hiệu quả, các bạn phải nắm được nội dung sau. Trong quá trình soạn thảo văn bản, chắc hẳn người dùng sẽ thường tự cài đặt một số tính năng coe bản để soạn thảo theo một yêu cầu nhất định. Việc này giúp cho quá trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả. Vì vậy, một trong những bài học cơ bản về Word là:

• Cài đặt viết hoa mặc định.
• Cài đặt mặc định font chữ.
• Tạo phím tắt trong Microsoft Word.
• Các thao tác tạo, cập nhật mục lục trong Word.
• Thiết lập một Font chữ chung cho mọi văn bản.
• Tự động loại bỏ gạch chân xanh đỏ trong Word.
• Cài đặt hình nền mặc định của Word.

[đ] Một số tiện ích trong Word

Bên cạnh việc gõ chữ và số thì Word còn có thêm nhiều tính năng vô cùng tiện lợi, góp phần giúp văn bản trở nên đẹp mắt và thu hút hơn rất nhiều. Vì vậy việc tự học Word Excel văn phòng là vô cùng cần thiết.

• Sử dụng WordArt để tạo chữ nghệ thuật.
• Trộn thư.
• Cách hỗ trợ đọc File với định dạng đuôi là docx.
• Sử dụng Drop Cap để tạo chữ cái lớn đầu dòng.
• Giảm kích thước ảnh nhưng vẫn duy trì được độ nét ban đầu.
• Vẽ sơ đồ tư duy.
• Sử dụng công cụ Word và Paint để lồng chữ nghệ thuật.

[e] Tính bảo mật văn bản Word

Để đảm bảo việc những thông tin tài liệu quan trọng không bị lộ ra ngoài thì chúng ta cần phải học cách bảo mật văn bản trong Word. Hãy đừng bỏ qua kỹ năng này khi tự học Word Excel văn phòng nhé!

• Cách tạo mật khẩu cho file nhằm bảo mật những dữ liệu quan trọng.
• Lưu lại file văn bản Word dưới dạng hình ảnh.
• Các thao tác dùng để ẩn/hiện những đoạn văn bản có nội dung quan trọng.

Việc tự học Word Excel văn phòng sẽ không quá khó nếu bạn chịu khó kiên trì tìm tòi, thực hành thì việc gặt hái được thành quả chỉ là chuyện sớm muộn.

Xem thêm: Về Công ty Luật TNHH Everest

2- Hướng dẫn tự học Excel cơ bản

Để có thể tự học Word Excel văn phòng thành thạo thì chúng ta nên bắt đầu học từ những điều cơ bản nhất. Ví dụ như tìm hiểu về các tab, các thanh công cụ và công dụng chính của Excel được sử dụng như nào chẳng hạn:

[a] Công dụng chính của Excel

Để có thể tự học Word Excel văn phòng thì trước tiên bạn nên nắm được một số công dụng chính của Excel như sau:

• Giúp quản lý ngân sách gia đình và tài chính doanh nghiệp một cách dễ dàng.
• Tạo hóa đơn và biên lại nhanh chóng, chính xác.
• Dùng cho việc theo dõi dự án cũng như đối tác, khách hàng và hồ sơ sức khỏe,..
• Lập kế hoặc và sắp xếp lịch trình một cách dễ dàng.
• Tạo mục cần kiểm tra và danh sách nhiệm vụ.
• Tài chính hoặc vay nợ và tính toán thế chấp.
• Quản lý kho hiệu quả.

[b] Hướng dẫn cách mở một bảng tính trong Excel

Ví dụ trong lần đầu tiên mở Excel (bạn chỉ cần click vào icon hoặc chọn nó tại menu Start). phần mềm sẽ hỏi bạn có muộn làm việc với nó không.

Trường hợp bạn muốn mở thêm một bảng tính Excel mới, hãy click Blank workbook. Để mở bảng tính hiện có thì bạn chỉ việc nhấn vào Open Other Workbooks tại phí dưới góc trái. Sau đó hãy chọn Browse ở bên trái cửa sổ mở ra.

Cuối cùng, bạn chỉ cần sử dụng trình duyệt file để tìm workbook mà bạn muốn. Sau đó chọn và click Open là xong.

[c] Tab Excel và Ribbon

Để tự học Word Excel văn phòng hiệu quả thì bạn nên dành ra chút thời gian để làm quen với Ribbon Excel. Nó cũng có tính năng tương tự như những ứng dụng Microsoft khác. Ribbon sẽ chứa các nút sử dụng trong tab. Do vậy mà bạn có thể tùy chỉnh nó để di chuyển cũng như thêm cả tab và nút. Tuy nhiên tab luôn được mặc định nằm bên dưới nhé:

Tab Excel và Ribbon sẽ bao gồm như sau:

• File: Ở đây bạn sẽ tạo một workbook mới. Sau đó mở file hiện có, lưu, in và chia sẻ bảng tính, workbook.
• Home: là công cụ có chứa Ctrl clipboard, font, căn chỉnh văn bản, đánh số, định dạng, ô và chỉnh sửa.
• Insert: hỗ trợ việc chèn bảng, biểu đồ, ảnh minh họa, bộ lọc và liên kết.
• Draw: Sử dụng công cụ vẽ như tạo vùng chọn, tẩy xóa, bút và làm nổi bật.
• Page Layout: Hỗ trợ việc điều chỉnh giao diện bảng tính, thiết lập trang, chỉnh kích thước sao cho vừa khít với nội dung cũng như các tùy chọn bảng tính.
• Formulas: có chức năng chọn công thức, hàm từ thư viện và kiểm tra công thức.
• Data: Nhận và chuyển dữ liệu, xem truy vấn cũng như kết nối, phân loại, lọc, sử dụng công cụ dữ liệu,...
• Review: sử dụng các công cụ dùng để hiệu đính, phân quyền xem, ngôn ngữ, bình luận.
• View: giúp người dùng thay đổi chế độ xem workbook, mục hiển thị cũng như các thao tác phóng to, thu nhỏ, làm việc với các cửa sổ.

Ngoài ra, bạn hãy lưu ý đến Tell me what you want to do. Nếu như bạn cần trợ giúp hay muốn biết thêm nhiều thông tin hơn về tính năng này thì bạn chỉ cần gõ từ khóa vào box đó để xem thêm kết quả.

Trên đây là toàn bộ thông tin chúng tôi chia sẻ đến bạn về cách tự học Word Excel văn phòng hiệu quả nhất. Chỉ cần nắm được những kiến thức trên thì chắc hẳn bạn sẽ trở thành một người vô cùng thành thạo về Tin học văn phòng.

Xem thêm: Dịch vụ luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

3- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

[a] Bài viết Cách tự học Word Excel văn phòng được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại. 

[b] Bài viết Cách tự học Word Excel văn phòng có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý hoặc thuê luật sư tư vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.