Điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý

0
484
tranh chấp thương mại
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
5/5 - (5 bình chọn)

Luật kế toán không có quy định riêng về các điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, dựa trên các quy định về chứng từ điện tử được nếu ra, có thể khái quát nên các điều kiện đó như sau:

Giải quyết tranh chấp
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật thương mại, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định

Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện từ là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán năm 2015:

  • Tên và số hiệu của chứng từ;
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
  • Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
  • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
  • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.

Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định trên.

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Giá trị pháp lý của giao dịch điện tử, chứng từ điện tử theo Nghị định mới ban hành

Nghị định số 165/2018/NĐ-CP nhằm khẳng định và cụ thể hóa giá trị pháp lý của giao dịch điện tử và chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính, tạo hành lang pháp lý thuận lợi cho việc triển khai giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính, góp phần thực hiện các mục tiêu đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, thực hiện có hiệu quả cơ chế một cửa, một cửa liên thông; giảm gánh nặng chi phí đối với doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp nhỏ và vừa; cải thiện môi trường kinh doanh; nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia, hội nhập quốc tế.

Nghị định gồm 3 Chương và 22 Điều:

Chương I – Quy định chung (từ Điều 1 đến Điều 4):

Phạm vi điều chỉnh; Đối tượng áp dụng; Giải thích từ ngữ; Nguyên tắc giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

Đối tượng áp dụng: Cơ quan, tổ chức, cá nhân là chủ quản hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính. Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu tra cứu, xác minh thông tin về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác trong phạm vi pháp luật cho phép.

Chương II – Quy định cụ thể (từ Điều 5 đến Điều 16):

Giá trị pháp lý của chứng từ điện tử. Chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử. Chuyển từ chứng từ điện tử sang chứng từ giấy. Sửa đổi chứng từ điện tử. Lưu trữ chứng từ điện tử. Hủy hiệu lực của chứng từ điện tử. Tiêu hủy chứng từ điện tử. Niêm phong chứng từ điện tử. Quy định đối với hệ thống thông tin. Bảo đảm an toàn trong giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính. Sử dụng dịch vụ người trung gian trong giao dịch điện tử. Xác minh thông tin về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

Chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý nhà nước, phù hợp với quy định của pháp luật chuyên ngành. Hình thức thể hiện, việc khởi tạo, gửi, nhận chứng từ điện tử và giá trị pháp lý của chứng từ điện tử được thực hiện theo Luật giao dịch điện tử.

Chứng từ điện tử có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp sau: Chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống; ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử. Áp dụng một trong các biện pháp sau để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: Xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên, trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

Phương thức chuyển đổi từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử: Chứng từ giấy được chuyển thành điện tử bằng hình thức sao chụp và chuyển thành tệp tin trên hệ thống thông tin, hoặc nội dung của chứng từ giấy được chuyển thành dữ liệu để lưu vào hệ thống thông tin…

Chứng từ điện tử được lưu trữ theo quy định của pháp luật chuyên ngành, phù hợp với môi trường, điều kiện lưu trữ điện tử và các quy định có liên quan của pháp luật về lưu trữ. Cơ quan, đơn vị thực hiện lưu trữ chứng từ điện tử phải bảo đảm các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 15 Luật giao dịch điện tử.

Chương III – Điều khoản thi hành (từ Điều 17 đến Điều 22):

Trách nhiệm của chủ quản hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoặc sử dụng kết quả của giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính. Trách nhiệm của Bộ Tài chính. Trách nhiệm của cơ quan tài chính địa phương. Xử lý chuyển tiếp. Điều khoản thi hành.

Cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có trách nhiệm quản lý, giữ bí mật phương tiện, thông tin phục vụ việc ký số hoặc xác thực. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng kết quả của giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính có trách nhiệm công nhận, sử dụng chứng từ điện tử theo giá trị pháp lý của chứng từ điện tử.

Xem thêm: 

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here