Chứng từ điện tử pháp lý không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Luật sư Phạm Ngọc Minh - Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Chứng từ điện tử không thể hiện bằng bản giấy mà được hệ thống bởi các dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.
Chứng từ điện tử có giá trị pháp lý như chứng từ được lập bằng bản giấy. Chứng từ điện tử là chứng từ kế toán khi đáp ứng các điều kiện nhất định của pháp luật.
Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại (Nghị định số 119/2018/NĐ-CP):
Là các hợp đồng, đề nghị hoặc thông báo: Không bao gồm hối phiếu, lệnh phiếu, vận đơn, hóa đơn gửi hàng, phiếu xuất nhập kho hay bất cứ chứng từ có thể chuyển nhượng nào cho phép bên nắm giữ chứng từ hoặc bên thụ hưởng được quyền nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc được trả một khoản tiền.
Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính: Có thể là các chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các thông tin khác theo quy định của từng pháp luật chuyên ngành
Chứng từ điện tử trong công tác kế toán:
- Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn;
- Chứng từ nộp thuế điện tử: Giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng;
Các văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên – gọi tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Trong quá trình lập, lưu trữ, quản lý và sử dụng chứng từ điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý đến một số nội dung dưới đây để đảm bảo đúng quy định của pháp luật.
Chứng từ điện tử được lập dưới dạng dữ liệu và có đầy đủ nội dung cơ bản của một chứng từ kế toán;
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.
Một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý khi thỏa mãn các điều kiện cơ bản được rút ra từ các quy định có liên quan đến chứng từ điện tử trong Luật kế toán 2015. Đó là:
(i) Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định
Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện tử là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ các thông tin cơ bản quy định tại Điều 16 Luật kế toán năm 2015. Đó là;
– Tên và số hiệu của chứng từ;
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;
– Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;
– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
– Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
– Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.
(ii) Chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định trên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
(iii) Chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật
Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.
Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm