Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có giá trị bản gốc khi nào?

0
154
hợp đồng hợp tác kinh doanh
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
5/5 - (1 bình chọn)

Ngày 24/12/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 165/2018/NĐ-CP về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; trong đó quy định cụ thể về giá trị pháp lý của chứng từ điện tử

Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Về khái niệm

Nghị định số 165/2018/NĐ-CP chính thức có hiệu lực kể từ ngày 10 tháng 02 năm 2019 đã nêu ra những quy định cụ thể của pháp luật về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.

Trong đó, Nghị định nêu lên khái niệm về Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính (gọi tắt là “chứng từ điện tử”) như sau:

Chứng từ điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử khi thực hiện giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; bao gồm chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các loại thông tin, dữ liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Phân loại chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại

Chứng từ điện tử trong giao dịch thương mại là các hợp đồng, đề nghị hoặc thông báo mà không bao gồm hối phiếu, lệnh phiếu, vận đơn, hóa đơn gửi hàng, phiếu xuất nhập kho hay bất cứ chứng từ có thể chuyển nhượng nào cho phép bên nắm giữ chứng từ hoặc bên thụ hưởng được quyền nhận hàng hóa, dịch vụ hoặc được trả một khoản tiền.

Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính

Những chứng từ này có thể là các chứng từ, báo cáo, hợp đồng, thỏa thuận, thông tin giao dịch, thông tin thực hiện thủ tục hành chính và các thông tin khác theo quy định.

Chứng từ điện tử trong công tác kế toán

(i) Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế, hồ sơ khai thuế, hồ sơ hoàn thuế và các hồ sơ, báo cáo thuế khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế.

(ii) Chứng từ nộp thuế điện tử: Giấy nộp tiền hoặc chứng từ nộp tiền vào ngân sách nhà nước theo quy định dưới dạng điện tử, trừ trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng.

(iii) Một số văn bản, thông báo khác của cơ quan thuế, người nộp thuế dưới dạng điện tử.

Về giá trị là bản gốc

Theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 165/2018/NĐ-CP, chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có giá trị là bản gốc khi được thực hiện một trong các biện pháp cụ thể dưới đây:

Một là, chứng từ điện tử được ký số

Không chỉ có các chứng từ bản giấy mới cần phải có người ký mà các chứng từ điện tử sau khi được tạo lập bao gồm đầy đủ các nội dung thì cũng cần được ký duyệt.

Việc ký chứng từ điện tử được thực hiện bởi người có thẩm quyền. Và điều đặc biệt là chứng từ điện tử được ký số bởi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khỏi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Hai là, hệ thống thông tin có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử

Trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống, chứng từ điện tử được tạo lập, sử dụng bởi một hệ thống thông tin trong đó:

Có biện pháp bảo đảm toàn vẹn chứng từ điện tử trong quá trình truyền gửi, nhận, lưu trữ trên hệ thống;

Ghi nhận cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đã khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan đã tham gia xử lý chứng từ điện tử;

Các biện pháp để xác thực cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân khởi tạo chứng từ điện tử và cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có trách nhiệm liên quan tham gia xử lý chứng từ điện tử: xác thực bằng chứng thư số, xác thực bằng sinh trắc học, xác thực từ hai yếu tố trở lên trong đó có yếu tố là mã xác thực dùng một lần hoặc mã xác thực ngẫu nhiên.

Ba là, sử dụng các biện pháp khác

Ngoài việc sử dụng một trong hai biện pháp được nêu ở trên, các bên có thể thống nhất lựa chọn các biện pháp khác mà vẫn bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ, phù hợp với quy định của Luật giao dịch điện tử.

Chứng từ điện tử đảm bảo tính xác thực và tính bảo mật

Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định.

Khi chứng từ bằng giấy được chuyển thành chứng từ điện tử để giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó, chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi và kiểm tra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán.

Chứng từ kế toán nên được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung. Chứng từ điện tử yêu cầu phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như đối với chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Thời hạn lưu trữ của chứng từ điện tử

Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy. Trường hợp chứng từ điện tử hết thời hạn lưu trữ theo quy định nhưng có liên quan đến tính toàn vẹn về thông tin của hệ thống và các chứng từ điện tử đang lưu hành thì tiếp tục được lưu trữ cho đến khi việc hủy chứng từ điện tử hoàn toàn không ảnh hưởng đến các giao dịch điện tử khác thì mới được tiêu hủy.

Theo quy định tại Điều 12, Điều 13 và Điều 14 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP thì tài liệu kế toán được lưu trữ theo các mốc thời gian như sau:

(i) Tài liệu kế toán cần phải lưu trữ tối thiểu 5 năm;

(ii) Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm;

(iii) Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn.

Việc lưu trữ chứng từ điện tử trong lĩnh vực thuế được thực hiện theo thời hạn do pháp luật quy định như đối với chứng từ giấy. Như vậy, chứng từ điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 5 năm; lưu trữ tối thiểu 10 năm; lưu trữ vĩnh viễn.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here