Đối với mọi công ty, doanh nghiệp, mọi giao dịch, mọi hoạt động ký kết hợp đồng đều phải có các giấy tờ, chứng từ. Các giấy tờ, chứng từ này muốn có giá trị pháp lý thì phải có dấu của công ty. Vì vậy, nội dung về quy tắc đóng dấu của công ty – doanh nghiệp là một trong những nội dung mà các doanh nghiệp cần biết được nhằm đảm bảo giá trị pháp lý cho các loại giấy tờ, văn bản.
Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Có thể hiểu đơn giản con dấu, (con dấu tròn) là một vật dụng để tạo nên dấu ấn trên các văn bản, vật dụng. Con dấu mộc công ty doanh nghiệp chi là vật dụng tạo dấu ấn tren các văn bản, chứng từ, giao dịch của đóng dấu công, ty với mục đích chứng minh giá trị pháp lý của văn bản đó, con dấu công ty phải được đăng ký tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Có hai loại con dấu: con dấu pháp lý và con dấu không mang tính pháp lý.
Chỉ xét trên góc độ công ty, con dấu pháp lý là con dấu pháp nhân của doanh nghiệp. Đặc điểm của nó là có hình tròn, in mực màu đỏ, được phát hành theo quy định và sự quản lý của nhà nước. Nó xác nhận tính pháp lý của văn bản, tài liệu do doanh nghiệp ban hành.
Là các con dấu phát sinh nhằm mục đích để thuận tiện hơn trong công việc, do doanh nghiệp ban hành như xác nhận đã thu tiền, đã thanh toán, đã kiểm hàng, đã nhận,.... Con dấu không mang tính pháp lý có nhiều dạng như tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip, chữ. Và có các màu khác nhau như đỏ, xanh hoặc nhiều màu khác. Có thể đó là dấu chức danh, dấu tên; Dấu correct; Dấu phòng, ban; Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính; Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng…
Vui lòng xem thêm: Con dấu công ty
Trước tiên, ta cần phải hiểu thế nào là dấu treo? Dấu treo là con dấu được đóng trên trang đầu của văn bản, vị trí của nó phải trùm lên một phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc là tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
Dấu treo được đóng lên các văn bản nội bộ mang tính thông báo trong nội bộ doanh nghiệp hoặc trên góc trái của liên đỏ hóa đơn để xác định thẩm quyền và những thông tin được thể hiện trên hoá đơn để tránh giả mạo. Việc đóng dấu treo chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu là một bộ phận của văn bản hành chính chứ không có giá trị chứng minh tính pháp lý của văn bản.
Về quy tắc đóng dấu mộc treo được quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Theo đó, Việc đóng dấu treo hay còn gọi là việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định. Dấu treo sẽ được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
Thông thường, trong các văn bản, tên của doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức được viết phía bên trái ở đầu của văn bản hoặc phụ lục nên dấu treo cũng phải được đóng ở bên trái và trùm lên 1 phần tên của doanh nghiệp đó.
Trong các giao dịch được thể hiện bằng văn bản, chữ ký sống hay còn gọi là chữ ký tươi của người ký chính là thể hiện sự tự nguyện và sự đồng ý của họ đối với những nội dung được ghi trên văn bản.
Xét lại, con dấu chữ ký cũng chỉ là con dấu chứa những thông tin về chữ ký của một người cụ thể, là bản sao chép chữ ký của người đó. Khi con dấu chữ kí được đóng trên hoá đơn, người thực hiện hoạt động đóng dấu này có thể là chính người có chữ ký đó hoặc là một người khác.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, quy định về Chứng từ kế toán thì loại giấy tờ này phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ nhất là chứng từ công nghệ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất theo mẫu con dấu.
Ngoài ra, Tổng cục Thuế còn ban hành Công văn số 2826/TCT-PCCS quy định các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì sẽ không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp vì vậy phải sử dụng dấu doanh nghiệp.
Như vậy, việc đóng dấu, khắc dấu chữ ký lên chứng từ kế toán hay hoá đơn là không hợp pháp, là vi phạm pháp luật doanh nghiệp luật.
Xem thêm Mẫu quy định về quản lý và sử dụng con dấu công tyTrước tiên ta cần phải hiểu thế nào là dấu giáp lai? Dấu giáp lai là con dấu được đóng trên mép trái hoặc phải của văn bản. Đặc biệt, nó được sử dụng khi các văn bản có từ 2 trang trở lên, các dạng văn bản này phải cần đóng dấu giáp lai trên tất cả các trang. Việc đóng dấu giáp lai để tránh trường hợp bị thay đổi nội dung các trang văn bản, đảm bảo sự liền mạch giữa các trang.
Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
Quy định về việc đóng dấu giáp lai, được quy định tại Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, theo đó dấu giáp lai phải được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu sẽ đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Khi đóng dấu giáp lai, người đóng xếp các trang tài liệu theo hình dẻ quạt. Đóng dấu một lần trùm lên tất cả các trang; Dấu giáp lai phải đảm bảo có ở lề tất cả các trang tài liệu; chú ý rằng con dấu không đè lên nội dung văn bản.
Trên đây là những nội dung về quy tắc đóng dấu mộc công ty mà doanh nghiệp cần phải biết trong quá trình vận hành, thực hiện hoạt động kinh doanh.
Xem thêm các nội dung pháp lý khác tại Luật doanh nghiệp
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm