Học excel từ a-z

0
19
Ứng dụng bảng tính lương trong excel
Ứng dụng bảng tính lương trong excel
5/5 - (1 bình chọn)

Excel là một trong những phần mềm được dùng trong việc tính toán, xây dựng số liệu được nhiều người sử dụng nhất hiện nay. Hãy cùng tham khảo qua bài viết sau đây những thông tin và tầm quan trọng của việc học Excel trong công việc cũng như học tập nhé!

Học excel từ a-z
Thủ thuật excel cơ bản

Tầm quan trọng của excel

Excel chính là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office. Đây là phần mềm với nhiều tính năng ưu việt, khi học Excel sẽ giúp bạn dễ dàng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác với một lượng lớn dữ liệu.

Một số tính năng cơ bản của việc học Excel phải kể đến như sau:

  • Nhập và lưu dữ liệu: Bạn có thể tiến hành nhập dữ liệu vào các trang tính, sau đó lưu lại là có thể mở ra khi cần sử dụng đến.
  • Hỗ trợ các công thức khi tham gia tính toán: Có vô vàn công thức hỗ trợ việc tính toán như: SUM, TODAY, IF,…
  • Vẽ biểu đồ: Căn cứ vào số liệu được đưa ra, bạn có thể dễ dàng vẽ biểu đồ giúp hỗ trợ trong việc đánh giá.
  • Tạo và liên kết nhiều các bảng tính: Việc này sẽ giúp các dữ liệu được liên kết một cách chặt chẽ hơn.
  • Hỗ trợ bảo mật an toàn tuyệt đối: Hỗ trợ người dùng cài password khi mở file.

Để có cái nhìn tổng quát hơn về vấn đề, hãy tham khảo ngay về Tin học văn phòng

Học excel cơ bản từ a-z

1. Mở cùng lúc nhiều bảng tính trong khi học Excel

Trong quá trình làm việc chắc hẳn sẽ có lúc bạn cần mở nhiều trang tính cùng lúc để có thể dễ dàng đối chiếu thông tin qua lại.

Giải pháp dành cho bạn lúc này là hãy nhấn giữ Ctrl và chọn những File Excel cần mở, sau đó nhấn Enter.

2. Xem thống kê nhanh chóng

Lưu ý: Chỉ hiển thị đúng dữ liệu ở dạng số đối với Tổng (Sum), Trung bình (Average), Min và Max

Việc học excel cũng hỗ trợ bạn xem thống kê các dữ liệu vô cùng nhanh chóng như sau:

Tiến hành quét toàn bộ cột mà bạn muốn xem và khi học Excel sẽ thống kê cho bạn.

Trong đó:

  • Average: Số trung bình của dữ liệu
  • Count: Đếm tổng số ô đã quét.
  • Sum: Tổng của dữ liệu số đã nhập.
  • Numercial Count: đếm các ô có chưa dữ liệu
  • Min: Giá trị nhỏ nhất.
  • Max: Giá trị lớn nhất.

3. Hiển thị công thức nhanh chóng

Nếu bạn đang muốn kiểm tra lại công thức nhưng lại gặp khó khăn bởi có quá nhiều dữ liệu và không thể tốn thời gian kiểm tra từng cái 1.

Việc học excel sẽ giúp bạn biết giải pháp dành cho bạn lúc này là chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + ~ là đã có thể xem các công thức cực nhanh.

4. Tự động nhập dữ liệu

Việc phải nhập thủ công từng dữ liệu giống nhau vào các ô trong học Excel sẽ tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì vậy lúc này bạn chỉ cần nhập lại dữ liệu đó 1 lần rồi sau đó nhấn giữ ô vuông nhỏ ở trên góc phải của ô đó và tiến hành kéo xuống.

5. Nhập ngày tháng thông qua phím tắt

Cột ngày tháng phải nhìm xuống phía duói và nhập thủ công từng ngày hoặc sử dụng công thức. Giải pháp ở đây là bạn chỉ cần quét các ô cần nhập > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + ;

Học excel từ a-z
Học excel từ a-z

6. Tính tổng tự động mà không cần dùng hàm =Sum

Có thể bạn đã biết đến hàm =Sum dùng trong việc tính tổng trong khi học Excel, nhưng có 1 cách còn hay hơn mà bạn có thể chưa biết. Bạn chỉ cần quét toàn bộ cột đang cần tính tổng > Nhấn tổ hợp phím Alt + =

7. Đổi cột thành dòng và ngược lại

Phải thực hiện thao tác đổi thủ công từng cái mà không thể đổi được tiêu đề ở dòng thành cột 1 lần. Vì vậy khi học excel bạn sẽ biết cách thực hiện theo hướng dẫn sau:

Quét chọn toàn bộ bảng dữ liệu cần thay đổi > Nhấn chuột phải chọn Copy > Chọn 1 ô bất kỳ > Nhấn chuột phải chọn Paste Special > Tích chọn ô Tranpose.

8. Ẩn hàng và cột theo nhóm

Bạn đang muốn ẩn hết các cột và các hàng nhưng lại chỉ ẩn được 1 ô dữ liệu trên hàng và trên cột. Lúc này khi học Excel bạn sẽ nắm được các thao tác sau:

Bước 1: Quét chọn toàn bộ dòng và cột muốn ẩn > Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải > Hộp thoại Group hiện lên chọn nhóm theo cột (Columns) hoặc theo dòng (Row)

Quét chọn toàn bộ dòng và cột cần ẩn > Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift + mũi tên phải

Bước 2: Trên bảng tính sẽ xuất hiện các nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu trừ “-“, và ngược lại để hiện dữ liệu bạn chỉ cần nhấn dấu cộng “+”.

Trên bảng tính sẽ xuất hiện nhóm hàng cột, để ẩn dữ liệu hãy nhấn dấu trừ “-“

9. Cố định dòng tiêu đề và các cột chứa tiêu đề

Bạn đang phải làm việc với nhiều dữ liệu khác nhau. Và khi kéo xuống những ô nằm ở phía bên dưới để điền dữ liệu thì lại bị khuất mất những thông tin nằm trên thanh Tiêu đề khiến bạn không biết phải điền vào đâu.

Lúc này bạn đừng lo lắng bởi khi học Excel bạn sẽ biết cách sử dụng công cụ Frezze Panes. Nó sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề trên.

Để cố định dòng tiêu đề của bảng tính hãy vào thẻ View > chọn Freeze Top Row.

Để cố định cột tiêu đề bạn hãy click vào thẻ View > Chọn Freeze First Columns.

10. Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Chỉ với 4 thao tác đơn giản dưới đây sau khi học Exce. Bạn có thể tiến hành sao chép dữ liệu dễ dàng và nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Quét toàn bộ dữ liệu cần sao chép > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C > Chọn ô cần dán > Nhấn Ctrl + V.

11. In tùy chọn 1 vùng trong Excel

Bạn chỉ đang cần in 1 phần tài liệu trong các dữ liệu thuộc file Excel. Nhưng khi tiến hành in thì chỉ hiển thị cả trang tính. Lúc này hãy thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Chọn vùng cần in.

Hãy chọn vùng in bằng cách bôi đen vùng cần in.

Bước 2: Đặt vùng in

Để in được vùng đã chọn ở Bước 1 chúng ra sẽ phải đặt vùng in như sau: Vào Page layout > Print Aria > Set Print Aria.

Vào Page layout > Print Aria > Set Print Aria

Bước 3: In vùng đã chọn

Sau khi đã hoàn thành việc đặt vùng in chúng ra tiến hành in như bình thường. Các bạn có thể căn chỉnh như in các văn bản khác trước khi in nếu cần.

12. Chuyển đổi qua lại giữa các Tab, các Sheet làm việc

Bạn đang làm việc trên một trang tính nhưng lại muốn chuyển qua trang tính khác. Tuy nhiên nếu dùng chuột thì sẽ mất kha khá thời gian. Vì vậy học excel thao tác sử dụng 2 tổ hợp phím tắt Ctrl + Pg Up và Ctrl + Pg Down

13. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

Nhập dữ liệu và khi nhấn phím Enter, con trỏ chuột lại di chuyển lên xuống giữa các ô. Lúc này bạn lại muốn con trỏ chuột sẽ nhảy qua trái phải để tiện lợi hơn cho việc nhập dữ liệu ở dạng ngang.

Học excel, bạn sẽ được trang bị những thao tác cơ bản vô cùng hữu ích sau:

Bước 1: Nhấn vào thẻ File.

Nhấn vào File

Bước 2: Chọn Options.

Chọn Options

Bước 3: Chọn mục Advanced > chọn After Pressing Enter move Selection > ở phần Direction chọn vị trí con trỏ chuột.

Trên đây là một vài thủ thuật Excel cơ bản hữu dụng mà dân văn phòng không nên bỏ lỡ. Để có thể thao tác nhanh gọn và chuyên nghiệp hơn, hãy bỏ túi những thủ thuật trên nhé.

Nếu bạn vẫn còn bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc nào liên quan đến việc học Excel nói riêng hay tin học ứng dụng nói chung thì hãy truy cập ngay Luật công ty để được giải đáp thắc mắc thông qua những bài viết bổ ích mà chúng tôi cung cấp nhé!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here