Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

Tương tượng như chi nhánh, văn phòng đại diện cũng là một tổ chức cần thiết khi một doanh nghiệp cần mở rông kinh doanh. Vậy, văn phòng đại diện là gì? Mẫu thông báo về việc lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh để làm gì? Cần lưu ý những gì khi soạn thảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

Văn phòng đại diện là gì? Pháp luật quy định như thế nào về văn phòng đại diện?

Theo căn cứ pháp lý tại khoản 2 điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020, Văn phòng đại diện (VPĐD) được hiểu là: “đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Khi thành lập văn phòng đại diện thì văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Xem thêm: Mẫu thông báo về việc chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

Theo căn cứ pháp lý quy định tại khoản 2 điều 45 luật doanh nghiệp năm 2020 và khoản 1 điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hồ sơ đăng ký hoạt động khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm:

– Thông báo lập văn phòng đại diện;

– Bản sao quyết định thành lập văn phòng đại diện. Bản sao biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác. Của người đứng đầu văn phòng đại diện muốn thành lập văn phòng đại diện..

– Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện muốn thành lập văn phòng đại diện..

Thủ tục lập văn phòng đại diện 

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ để lập văn phòng đại diện

Quý vị độc giả có thể tham khảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo hướng dẫn mục trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ để lập văn phòng đại diện qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia

– Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh. (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn – Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện trên tài khoản; – Doanh nghiệp tiến hành  scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh. Trên là cách nộp hồ sơ khi muốn thành lập văn phòng đại diện.

Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

– Trường hợp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện chưa chính xác. Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu. Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên. Nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện được tính lại từ đầu. Nếu hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.

Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sau khi được chấp nhận hợp lệ. Cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.

Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty- thành lập thành công

Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia. Thành lập văn phòng đại diện thành công. Văn phòng đại chính thức đi vào hoạt động.

Mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện

Dựa vào quy định tại Phụ lục II-11, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT, mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện như sau:

Tham khảo mẫu thông báo thành lập văn phòng đại diện:

TÊN DOANH NGHIỆP -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc --------------- … …, ngày… … tháng… … năm … …

 

THÔNG BÁO

Về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện/ lập địa điểm kinh doanh

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………. Tên doanh nghiệp (ghi bằng chữ in hoa): .................................................... ........................................................... Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (chỉ kê khai nếu không có mã số doanh nghiệp/mã số thuế):........................................................................... Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ............................................................ Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................ Đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/Thông báo lập địa điểm kinh doanh với các nội dung sau: 1. Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh viết bằng tiếng Việt (ghi bằng chữ in hoa): ........................................................................ Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh viết bằng tiếng nước ngoài (nếu có): .................................... .................................................................................................................. Tên chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh viết tắt (nếu có):....... .................................................................................................................. 2. Địa chỉ chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: .................................. Xã/Phường/Thị trấn: ................................................................................... Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: .................................................. ........................................................... Tỉnh/Thành phố: ........................................................................................ Điện thoại (nếu có):.................................. Fax (nếu có): ............................ Email (nếu có): ........................................ Website (nếu có): ...................... 3. Ngành, nghề kinh doanh, nội dung hoạt động: a) Ngành, nghề kinh doanh (đối với chi nhánh, địa điểm kinh doanh):

STT	Tên ngành	Mã ngành	Ngành, nghề kinh doanh chính (đánh dấu X để chọn một trong các ngành, nghề đã kê khai)

b) Nội dung hoạt động (đối với văn phòng đại diện): …………………….. 4. Người đứng đầu chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: Họ tên người đứng đầu (ghi bằng chữ in hoa):.................... Giới tính:......... Sinh ngày: …../…../……..Dân tộc: ......  Quốc tịch: ..................................... Loại giấy tờ chứng thực cá nhân: □ Chứng minh nhân dân                             □ Căn cước công dân □ Hộ chiếu                                                □ Loại khác (ghi rõ):                                                            Số giấy tờ chứng thực cá nhân: .............................. Ngày cấp: …../…../……..Nơi cấp: ...... Ngày hết hạn (nếu có):…../…../…….. Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: .................................. Xã/Phường/Thị trấn: ................................................................................... Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: .................................................. ........................................................... Tỉnh/Thành phố: ........................................................................................ Quốc gia: ................................................................................................... Chỗ ở hiện tại: Số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: .................................. Xã/Phường/Thị trấn: ................................................................................... Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: .................................................. ........................................................... Tỉnh/Thành phố: ........................................................................................ Quốc gia: ................................................................................................... Điện thoại (nếu có):.................................. Fax (nếu có): ............................ Email (nếu có): ........................................ Website (nếu có): ...................... 5. Chi nhánh chủ quản (chỉ kê khai đối với trường hợp đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh):....................................................... Tên chi nhánh: ........................................................................................... Địa chỉ chi nhánh: ...................................................................................... Mã số chi nhánh/Mã số thuế của chi nhánh: ................................................ ........................................................... Số Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh (trường hợp không có mã số chi nhánh/mã số thuế của chi nhánh): ......................................................... Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ............................................................ 6. Đề nghị cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh (chỉ kê khai đối với trường hợp đăng ký hoạt động địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp đánh dấu X vào một trong 2 ô sau): □ Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh ghi nhận thông tin của tất cả địa điểm kinh doanh □ Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh ghi nhận thông tin của từng địa điểm kinh doanh 7. Thông tin đăng ký thuế:

STT	Các chỉ tiêu thông tin đăng ký thuế
1	Địa chỉ nhận thông báo thuế (chỉ kê khai nếu địa chỉ nhận thông báo thuế khác địa chỉ trụ sở chính): Số nhà, đường phố/tổ/xóm/ấp/thôn: ........................................... Xã/Phường/Thị trấn: ................................................................. Quận/Huyện/Thị xã/Thành phố thuộc tỉnh: ................................. Tỉnh/Thành phố: ....................................................................... Điện thoại................................................. Fax (nếu có): ........... Email (nếu có): .........................................................................
2	Ngày bắt đầu hoạt động1 (trường hợp chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh được dự kiến bắt đầu hoạt động kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động thì không cần kê khai nội dung này): …../…../……..
3	Hình thức hạch toán (đánh dấu X vào ô thích hợp): Hạch toán độc lập       □ Hạch toán phụ thuộc   □
4	Năm tài chính: Áp dụng từ ngày …..…../……..đến ngày …..…../…….. 2 (ghi ngày, tháng bắt đầu và kết thúc niên độ kế toán)
5	Tổng số lao động (dự kiến): .................
6	Hoạt động theo dự án BOT/ BTO/ BT/ BOO, BLT, BTL, O&M: □ Có                                      □ Không
7	Phương pháp tính thuế GTGT (chọn 1 trong 4 phương pháp)3: Khấu trừ                                     □ Trực tiếp trên GTGT ................. □ Trực tiếp trên doanh số ............. □ Không phải nộp thuế GTGT....... □
8	Thông tin về Tài khoản ngân hàng: Tên ngân hàng Số tài khoản ngân hàng .................................................. .................................................. .................................................. ..................................................

Doanh nghiệp cam kết:

- Trụ sở chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh thuộc quyền sở hữu/quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp và được sử dụng đúng mục đích theo quy định của pháp luật;

- Hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác, trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP/NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CHI NHÁNH4  (Ký, ghi họ tên)

Xem thêm: Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài cần những thủ tục, hồ sơ nào?

Soạn thảo thông báo thành lập văn phòng đại diện - muốn lập văn phòng đại diện đúng cần lưu ý!

(i)Trường hợp chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh sau ngày bắt đầu hoạt động đã kê khai thì ngày bắt đầu hoạt động là ngày chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận.

(ii) Trường hợp niên độ kế toán theo năm dương lịch thì ghi từ ngày 01/01 đến ngày 31/12. Trường hợp niên độ kế toán theo năm tài chính khác năm dương lịch thì ghi ngày, tháng bắt đầu niên độ kế toán là ngày đầu tiên của quý; ngày, tháng kết thúc niên độ kế toán là ngày cuối cùng của quý; Tổng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc niên độ kế toán phải đủ 12 tháng hoặc 4 quý liên tiếp.

(iii) Doanh nghiệp căn cứ vào quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng và dự kiến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để xác định 01 trong 04 phương pháp tính thuế giá trị gia tăng tại chỉ tiêu này.

(iv) Người ký Thông báo thực hiện theo quy định tại điểm e Khoản 2 Điều 33 Nghị định số 78/2015/NĐ-CP, Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT và ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp thông báo lập địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người đứng đầu chi nhánh ký trực tiếp vào phần này.

– Trường hợp Tòa án hoặc Trọng tài chỉ định người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp thì người được chỉ định ký trực tiếp vào phần này.

Thương nhân nước ngoài được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam không?

Theo quy định của pháp luật về thương nhân nước ngoài:

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 Luật thương mại 2005 thì: " Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận. Thương nhân nước ngoài được đặt Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam; thành lập tại Việt Nam doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài theo các hình thức do pháp luật Việt Nam quy định". Nếu bạn là thương nhân nước ngoài có đăng ký kinh doanh tại Úc. Bạn sẽ có quyền thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Điều kiện thành lập văn phòng đại diện:

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau: - Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận; - Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký; - Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ; - Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên; - Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Hồ sơ đề xuất cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện quy định tại khoản 1 Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, bao gồm:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký; b) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài; c) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện; d) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất; đ) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện; e) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm: - Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện; - Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật doanh nghiệp được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, Email: info@everest.org.vn.