Chứng từ là gì? Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

0
60
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198
5/5 - (2 bình chọn)

Chứng từ điện tử có vai trò quan trọng trong công tác kế toán, kiểm toán nội bộ và pháp lý của doanh nghiệp. Đặc biệt là khi các giao dịch điện tử được áp dụng tại doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến, nắm được các quy định về loại chứng từ này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ và quản lý dễ dàng hơn. 

Những điều cần biết về chứng từ điện tử
Để có đáp án nhanh nhất trong lĩnh vực pháp luật nêu trên, gọi Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900 6198

 

Chứng từ là gì?

Chứng từ là tài liệu bắt buộc phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu về nội dung của một sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.

Chứng từ được sử dụng nhiều trong lĩnh vực kế toán, được dùng làm căn cư để ghi vào sổ kế toán về các giao dịch của doanh nghiệp theo quy định. Chứng từ thể hiện các thông tin được biểu hiện bằng các thước đo liên quan: hiện vật, lao động và giá trị.

Chứng từ điện tử là gì? 

Khái niệm về chứng từ điện tử theo Khoản 5, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP: “5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.

Như vậy, chứng từ điện tử theo quy định tại Nghị định 123 bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử (thuế dưới dạng điện tử).

Điều kiện có hiệu lực pháp lý của chứng từ điện tử theo quy định thuế điện tử

Theo quy định của Luật kế toán 2015 không có quy định về các điều kiện để chứng từ điện tử có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, dựa trên các quy định về chứng từ điện tử để nộp thuế điện tử được nếu ra, chúng ta có thể khái quát. Về các điều kiện bao gồm:

Chứng từ điện tử phải có đầy đủ nội dung cơ bản theo luật định 

Xuất phát từ bản chất của chứng từ điện từ là một loại chứng từ kế toán, nên một chứng từ điện tử có giá trị pháp lý cần có đầy đủ về các thông tin cơ bản theo quy định tại Điều 16 Luật kế toán 2015. Đó là;

(i) Tên và số hiệu của chứng từ;

(ii) Ngày, tháng, năm lập chứng từ;

(iii) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ;

(iv) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ;

(v) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

(vi) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

(vii) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ.

Các loại chứng từ điện tử đảm bảo tính bảo mật

Chứng từ điện tử theo quy định pháp luật phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải được quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, xâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

Chứng từ điện tử được lập đảm bảo tính xác thực, giao dịch điện tử đảm bảo

Chứng từ kế toán theo quy định pháp luật phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định trên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử trong giao dịch điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Xem thêm: Chứng từ điện tử trong hoạt động tài chính có giá trị bản gốc khi nào?

Một số lưu ý khi sử dụng chứng từ điện tử nộp thuế điện tử

Định dạng chứng từ điện tử 

Theo các thông tin trên, chứng từ điện tử được lập gồm biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Định dạng biên lai điện tử khi nộp thuế điện tử

Biên lai điện tử bao gồm cần tuân thủ theo nguyên tắc về định dạng: Sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (viết tắt của cụm từ “eXtensible Markup Language” – tạm dịch là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng), được tạo ra với mục đích chủ yếu là chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin.

Định dạng biên lai điện tử bao gồm hai thành phần: i) Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử; ii) Thành phần chứa dữ liệu của chữ ký số. Tổng cục Thuế xây dựng và công bố các thành phần định dạng của biên lai điện tử và cung cấp các công cụ hiển thị nội dung biên lai điện tử.

Định dạng của chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 

Các tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sử dụng các loại chứng từ theo hình thức điện tử, thuế dưới dạng điện tử cần đảm bảo các nội dung bắt buộc gồm:

(i) Tên chứng từ, ký hiệu mẫu các loại chứng từ khấu trừ thuế, ký hiệu chứng từ khấu trừ thuế và số thứ tự.

(ii) Thông tin người nộp: Tên, địa chỉ, mã số thuế.

(iii) Thông tin người nộp thuế; Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có).

(iv) Quốc tịch.

(v) Thu nhập: Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ thuế và số thu nhập được nhận sau thuế.

(vi) Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế.

(vii) Họ tên và chữ ký người trả thu nhập.

Lưu ý: Chứng từ điện tử và biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ các nội dung của chứng từ, đảm bảo không gây ra hiểu nhầm, hiểu sai lệch, người sử dụng có thể đọc bằng các phương tiện điện tử.

Đăng ký sử dụng biên lai điện tử được tư vấn pháp luật đảm bảo

Hướng dẫn đăng ký sử dụng biên lai điện tử theo quy định tại Điều 34 của Nghị định này. Điều kiện đăng ký là các tổ chức thực hiện thu các loại phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai điện tử theo Điểm b, Khoản 1, Điều 30 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP thông qua phương tiện điện tử.

Cách đăng ký sử dụng biên lai điện tử

Tổ chức đăng ký, lập theo Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận đăng ký sử dụng biên lai điện tử và gửi thông báo theo Mẫu số 01/TB-TNĐK Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này cho người nộp thuế.

Thời gian xét duyệt hồ sơ

Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng biên lai điện tử, Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận (cho phép) đăng ký sử dụng biên lai điện tử về thuế dưới dạng điện tử.

Sau khi làm thủ tục gửi đăng ký sử dụng biên lai điện tử tới cơ quan thuế, tổ chức (người nộp thuế) cần lưu ý:

(i) Kể từ thời điểm sử dụng biên lai điện tử, tổ chức được quy định tại Khoản 1 Điều này bắt buộc phải hủy những biên lai, chứng từ giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

(ii) Trường hợp thay đổi thông tin trên biên lai điện tử: Gửi Mẫu số 01/ĐK-BL Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Xem thêm: Những điều cần biết về chứng từ điện tử 

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here