Quản lý tài chính nhượng quyền hiệu quả

Đảm bảo hoạt động quản lý tài chính nhượng quyền diễn ra thông suốt, là một trong những nhiệm vụ chính của Bên nhượng quyền (chủ sở hữu nhượng quyền).

- Theo dõi các số liệu tài chính để quản lý tài chính nhượng quyền:

Chủ sở hữu nhượng quyền phải nắm được lập trường của phía ngân hàng, và chắc rằng lập trường đó thích hợp với các dự toán dòng tiền ban đầu được nêu trong bản kế hoạch kinh doanh. Điều này giúp xác định được bất kỳ xu hướng nào ngay từ giai đoạn đầu, cũng như đảm bảo rằng công ty đang đi đúng hướng. Các dự toán chỉ mang tính chất phỏng đoán và khó tránh khỏi sai sót. Cách duy nhất để biết được điều này là theo dõi các số liệu tài chính.

Có rất nhiều cách để quản lý tài chính của một cơ sở kinh doanh nhượng quyển, chẳng hạn như:

- Sổ sách kế toán thủ công:

Chủ sở hữu nhượng quyền có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của Cơ quan Hải quan, Cơ quan thuế  và Doanh thu bằng cách duy trì sổ ghi tiền mặt đối với thu nhập và chi tiêu theo định kỳ. Cách làm này đã không còn thông dụng trong vài năm qua, vì hệ thống vi tính hóa đang ngày càng được áp dụng ở nhiều nơi. Quản lý tài chính theo cách này sẽ tốn rất nhiều thời gian, chưa kể nó còn tiềm ẩn nguy cơ lớn về sai số.

Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần thuê một kế toán viên sẵn sàng làm kế toán thủ công để có thể đệ trình việc hoàn thuế. Và dù Bên nhận quyền có tìm được người như vậy, thì chưa chắc Bên nhượng quyền đã hài lòng với phương pháp thủ công này.

- Bảng tính Excel:

Nhiều doanh nghiệp từng sử dụng kế toán thủ công đã chuyển sang dùng bảng tính Excel. Dù việc này cho phép điền công thức để cộng dồn các cột và hàng, nhưng việc sử dụng Excel sẽ khiến chủ sở hữu nhượng quyền gặp nhiều khó khăn hơn khi phải báo cáo số liệu, đặc biệt là khi không sử dụng bảng tính thành thạo.

- Phần mềm máy tính để bàn:

Thuật ngữ "máy tính để bàn" để ám chỉ bất kỳ gói phần mềm nào được cài đặt trên máy tính cá nhân (PC) hay Mac, chẳng hạn như Sage hay QuickBooks. Các gói phần mềm này sẽ cung cấp bản kê chi tiết các nghiệp vụ ngân hàng, sổ cái bán hàng và sổ cái mua hàng; Cũng như cho phép việc lập hóa đơn và theo dõi bất kỳ tài sản nào hiện có.

Các gói này cũng bao gồm một loạt chức năng báo cáo, chẳng hạn như báo cáo hiệu quả thực tế so với ngân sách, các bản kê lãi lỗ, bảng cân đối kế toán và các báo cáo chi tiết về bên cho vay/bên nợ. Tuy nhiên, chúng cũng đang dần trở nên lỗi thời khi phần mềm kế toán đám mây ngày càng được sử dụng nhiều hơn.

- Phần mềm trực tuyến:

Gần đây, thế giới đã được chứng kiến một cuộc chuyển dịch từ kế toán theo phương pháp truyền thống sang kế toán trực tuyến, với các gói phần mềm như Xero và QuickBooks Online đã sớm dẫn đầu thị trường này. Chúng được cung cấp dưới dạng thuê bao hằng tháng, mang lại cho doanh nghiệp khả năng tiếp cận thông tin tài chính của mình ở bất kỳ máy tính nào, ở bất kỳ đâu trên thế giới. Các gói này cho phép doanh nghiệp sử dụng thời gian hiệu quả hơn, sẽ không còn bị trói buộc với chiếc bàn làm việc để xử lý việc ghi sổ, chưa kể chúng còn tích hợp các gói phần mềm khác như hệ thống CRM để có thể giảm thiểu thời gian ghi số. Các gói này cũng cho phép doanh nghiệp sử dụng chức năng “cập nhật thông tin ngân hàng”, nghĩa là các giao dịch ngân hàng của doanh nghiệp sẽ được tự động đưa vào phần mềm này. Hầu hết gói phần mềm máy tính để bàn đang dần chuyển sang nền tảng trực tuyến, và đó cũng là hướng đi mà các bên mua nhượng quyền nên sử dụng.

- Đào tạo về tài chính:

Bên nhượng quyền thường chỉ định Bên nhận quyền nên sử dụng gói phần mềm nào cho đại lý nhượng quyền của mình, vì họ luôn cố gắng tìm cách củng cố hiệu quả tài chính của Bên nhận quyền nhằm mục đích so sánh đối chuẩn (benchmark). Tuy nhiên, nếu được quyền lựa chọn, khi đã xác định được một hoặc hai gói có vẻ phù hợp với hoạt động kinh doanh, Bên nhận quyền nên quyết định đâu là phần mềm tốt nhất để mua và cách nhận được hướng dẫn sử dụng nó. Hầu hết các kế toán viên và nhân viên kế toán sổ sách đều sở hữu những phần mềm được giảm giá nhờ trở thành thành viên của những chương trình đối tác do các Công ty sản xuất phần mềm đưa ra. Bên nhận quyền có thể thử thương lượng với họ để tìm được chiết khấu, hoặc họ có thể gộp phí đăng ký vào các khoản phí của họ nếu việc đó giúp họ tiết kiệm thời gian.

Với nhiều doanh nghiệp độc lập, đào tạo là một phạm trù đặc biệt, và việc dành một khoảng thời gian khá ngắn ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể các hóa đơn kế toán nếu sổ sách không chính xác và tương thích. Bên nhượng quyền nên cung cấp mức độ đào tạo tài chính nào đó, nếu không, sẽ phải chủ động tự tìm hiểu về các lựa chọn đào tạo.

Nên tìm hiểu về các chương trình đào tạo nghiệp vụ kế toán cơ bản và cả các khóa đào tạo một-một (do các kế toán viên tổ chức) để xem đâu là phương án phù hợp nhất. Các chương trình đào tạo tốt nhất thường dành khoảng thời gian đào tạo ban đầu cho các dữ liệu thực tế, có thể là một tháng giao dịch, rồi đến hai tháng thực hành để biết ghi số đúng cách. Theo cách này, Bên nhận quyền có thể hiểu rõ hơn về công tác kế toán, và đảm bảo được rằng sẽ không có bất kỳ chi phí phát sinh nào khi kết thúc năm tài chính và có thể quản lý tài chính nhượng quyền một cách hiệu quả.

• Đặt địa điểm kinh doanh nhượng quyền, một số lưu ý
• Vấn đề chuẩn bị huy động vốn của bên mua nhượng quyền
• Trong nhượng quyền thương mại, sự giúp đỡ của Bên nhượng quyền đối với Bên nhận quyền quan trọng thế nào?

- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết (nêu trên) được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ cuốn sách "The Franchising Handbook" của tác giả Carl Reader. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.