Thủ thuật in trong excel

0
13
Học excel miễn phí
Học excel miễn phí
5/5 - (1 bình chọn)

Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số thông tin để bạn biết một vài thủ thuật in trong excel. Rõ ràng là máy in phải hoạt động bình thường thì mới có thể in được. Kết nối máy in của bạn với máy tính và theo dõi chúng tôi trong bài viết này nhé.

Thủ thuật in trong excel

Sự hữu ích của excel

Tính năng PivotTable

Là một công cụ quan trọng trong Microsoft Excel. Pivot Table trong Excel giúp bạn trình bày tập hợp dữ liệu dưới dạng danh sách hoặc bảng mà không cần phải nhập công thức hoặc hàm.

Phương pháp: Bảng dữ liệu của bạn không được chứa bất kỳ hàng trống nào. Nhấp vào bảng và chọn “Insert”> “Pivot Table”. Chọn tất cả các ô bạn muốn tính toán. Sau đó chọn “OK”.

Pivot table phù hợp nhất để trình bày các báo cáo quản lý về dữ liệu được phân tích và đánh giá.

Xem thêm: Luật doanh nghiệp hiện hành 

Tính năng Conditional Formatting 

Tính năng ít được sử dụng này có lợi thế trong nhiều tình huống, chẳng hạn như khi báo cáo với quản lý cấp cao. “Định dạng có điều kiện” cho phép bạn xem kết quả ngay lập tức. Sử dụng tính năng này, bạn có thể chỉ trực tiếp đến các giá trị hoặc vùng dữ liệu mà bạn muốn thể hiện.

Phương pháp: Đầu tiên, chọn tất cả các ô bạn cần lọc và hiển thị. Sau đó vào “Home” và chọn “Conditional Formatting”.

Tính năng này lý tưởng cho các cuộc họp ngắn nhưng quan trọng với sếp.

Tính năng Remove Duplicates 

Tính năng: “Remove duplicates” rất hữu ích cho các tổ chức cần quản lý tập dữ liệu lớn . Tính năng này giúp loại bỏ sự trùng lặp dữ liệu, một vấn đề tồn tại phổ biến đối với các tổ chức lớn.

Cách thực hiện: Đầu tiên, bạn cần chọn hoàn toàn tất cả dữ liệu để sắp xếp hoặc tính toán. Sau đó nhấp vào“Data” và chọn Remove Duplicates”.

ính năng này giúp bạn theo dõi công việc khi không có thời gian

Tính năng Changing the Looks of Comments

Tính năng: Thay đổi hình dạng và màu sắc của ô chú thích trong bảng tính Excel. Là một tính năng mà người dùng bình thường ít sử dụng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi bài trình bày của bạn phần lớn dựa trên các bình luận ở bảng tính.

Tính năng này rất hữu ích cho các cuộc họp kinh doanh dài và nhàm chán

Tính năng Format Painter

Chức năng này có thể được sử dụng để sao chép một định dạng cụ thể sang nhiều ô khác.

Phương pháp: Chọn các ô ở định dạng bạn muốn sao chép. Sau đó chọn “Home”> “Format Painter”. Sau đó chọn các ô cần được định dạng theo cách này.
Tính năng này đặc biệt hữu ích để tiết kiệm thời gian định dạng khi cần thiết.

Tính năng Only Blank Cells Formatting 

Chức năng này hữu ích nếu bạn muốn định dạng một ô trống hoặc nếu bạn cần một định dạng duy nhất cho toàn bộ dữ liệu.

Phương pháp: Chọn toàn bộ phạm vi dữ liệu, bao gồm cả ô trống và ô có dữ liệu. Sau đó nhấn F5. Khi hộp thoại xuất hiện, nhấp vào “Special”> “Blanks”> OK (Hình 6).

Thủ thuật in trong excel

Xác định cài đặt máy in để in bằng Excel

Để biết các thủ thuật trong excel, bạn cần xác định các thông số cho máy in, trước tiên bạn phải định cấu hình máy in được cài đặt trong Windows và máy in hiện có. Mỗi loại máy in đều có cài đặt riêng, bạn cần tham khảo sách hướng dẫn cấu hình của từng máy in. Nếu đó là máy in mặc định, bạn không cần phải đặt nó mỗi lần trước khi in.

* Cài đặt máy in như sau:
Bước 1: Mở Trình quản lý máy in từ B Control Panel hoặc Start – Devices an printers hoặc search “Printer”> Nhấp chuột phải vào máy in sau đó nhấp vào hộp thoại thuộc tính chứa cài đặt máy in được hiển thị trên màn hình như sau.
Giải thích các nhãn trong Hộp thoại:
Page Setup: Trong nhãn này, chúng ta có thể chọn khổ giấy chứa nội dung in Page Size (thường chọn A4) và khổ giấy sẽ in ở Output Size (thường chọn Match Page Size ), chọn in nhiều bản trong Copies, chọn kiểu giấy nằm ngang (Landscape) hoặc dọc (Portrait) trong Orientation, chọn kích thước in trong phần Manual scale (thường là 100%) nếu bạn muốn có khổ giấy tùy chỉnh. sau đó nhấp vào nút Custom Paper Size và chọn các chức năng khác.
Finishing: Cho phép bạn chọn in bản gốc sau khi in bản sao hoặc in luân phiên bản gốc và bản sao trong chức năng Collate.

Bước 2: Chọn các chức năng, sau đó bấm Apply để thay đổi và lưu kết quả vừa thay đổi.

Bước 3: Nhấp OK để đóng hộp thoại, nhấp vào Cancel để loại bỏ kết quả trước đó mà không sửa đổi nó và đóng hộp thoại.

Đánh số trang từ số tùy ý

Để đánh số trang bắt đầu từ một số ngẫu nhiên khác với theo mặc định, hãy tiến hành như sau:
Vào Menu Insert/ Header and Footer
Nhấp vào nút Custom header hoặc Custom Footer rồi nhấp vào biểu tượng để chèn số trang vào Custom header hoặc Custom Footer, sau đó thêm bất kỳ số nào bạn muốn bắt đầu phân trang từ số đó cộng với 1.

Vẽ đường gạch ngang trong Header, Footer

Excel không chỉnh sửa dễ dàng như Word trong việc căn chỉnh hình thức. Để vẽ đường thẳng ngang trong Header and footer của trang Excel. Bạn có thể dụng một trong các phương pháp sau:

Phương pháp 1: Dùng 1 font chữ chứa 1 kí tự đặc biệt, ký tự này là đường gạch ngang. Rồi soạn header hay footer bằng 1 chuỗi những ký tự gạch ngang này. Đường gạch ngang liền nét tạo từ các ký tự gạch ngang liên tiếp nhau. Tuy nhiên, có rất ít kiểu tạo từ ký tự gạch ngang đáp ứng được nhu cầu của bạn. Bạn cần sử dụng trình chỉnh sửa phông chữ (chẳng hạn như FontoGrapher) để tự vẽ ký tự này, sau đó sử dụng nó cho mục đích của riêng bạn.

Phương pháp 2: Sử dụng định dạng gạch chân cho đầu trang hoặc chân trang. Bạn chỉ cần nhập một chuỗi trống đủ lớn (khoảng trắng) rồi đặt chế độ Underline) cho chuỗi ký tự trống này sẽ có một dấu gạch ngang liền mạch. Độ dài của dấu gạch ngang phụ thuộc vào số lượng ký tự trống mà bạn đã tạo.

In bộ Comment

Để in tất cả Comment trong các ô, hãy làm như sau:
Mở Excel bạn muốn in.
Truy cập Menu File/ Page Setup chọn tab Sheet.
Tại mục Comments, chọn At end of sheet để in comment ở cuối sheet và chọn As display trên sheet để in comment bên cạnh nội dung. Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

Hủy Lệnh In

Nếu bạn áp dụng thủ thuật excel nhỏ sau đây, bạn có thể ngừng ngay hoạt động của máy in một cách an toàn và hiệu quả.

Bước 1: Vui lòng Start / Run, sau đó gõ lệnh CMD, nhấn Enter. Trong cửa sổ CMD này, nhập dòng lệnh “net stop spooler”, nhấn Enter. Sau đó, đợi một lúc để máy nhận lệnh và tạm thời hủy các máy in và lệnh in trong bộ nhớ hệ thống.

Bước 2: Bạn nhập dòng lệnh “net start spooler”, nhấn Enter để Windows khôi phục máy in vào hệ thống của bạn. Lệnh in đã được hủy một cách an toàn. Cuối cùng, nhập dòng lệnh Exit để thoát khỏi cửa sổ CMD.

Bạn quan tâm về chủ đề này, hãy tham khảo: tự học excel

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here